“Kolego, letos jsme naše strategické cíle zase nesplnili!” Pokud Vám tato věta něco připomíná, pak pokračujte ve čtení tohoto článku, který se bude zabývat triádou úspěchu při plánování jakýchkoliv cílů, ať strategických, projektových, výrobních nebo obchodních. Během své letité praxe jsem se téměř všude setkala s klasickým plánováním, které vypadá asi takto:
„Pánové, nyní vám řeknu, kolik tržeb letos potřebujeme a na konci pololetí se sejdeme a vy mi ukážete výsledky. A rozhodně očekávám, že se podaří čísel dosáhnout, záleží na tom naše roční odměny a navíc nechceme nikoho propouštět ani snižovat mzdy.“
Výsledek asi tušíte. V pololetí výsledky nejsou. Každý je však přesvědčen, že jak skončí dovolené, vše se rozběhne. Jenže na konci roku se opět výsledky nedostavují. S minulostí nic nenaděláte. Jediné co můžete, pokusit se naplánovat o to vyšší čísla na příští rok nebo lidem pohrozit nižšími prémiemi. A tak se dostáváte do bludného kruhu nefunkčního plánování, kde je to více o štěstí a náhodě, než o skutečném zaměření se na cíl a týmové práci. Největší problém takového plánování je, že nedokážete zjistit, kde se stala chyba a od všech dostáváte pouze subjektivní odpovědí:
- konkurence je levnější
- výroba je pomalá
- obchodníci neumí prodávat
- vývoj je pozadu
- trh je přesycený
- …
Jenže pravda je někde jinde a to ve způsobu, jakým dokážete své strategické firemní cíle dostat do praxe celé firmy, každého oddělení, týmu i jednotlivce.
Účinný způsob strategického plánování, kde všichni ví, co mají dělat a v které oblasti, může být velmi logický a jednoduchý. Nazvěme tento způsob „triáda plánování“.
Triáda plánování strategických cílů
- Definujte oblasti, v kterých je možné potřebný cíl ovlivnit či dosáhnout
- Určete klíčové aktivity v oblastech, které dokážete
- plánovat,
- měřit,
- vyhodnocovat
- můžete jimi danou oblast nejvíce zlepšovat a ovlivňovat
- Připravte potřebné zdroje, bez kterých se v dané činnosti nepohnete dál (lidské, finanční, hmotné, technologické, know-how, časové apod.)
Pro jednoduché pochopení poslouží tento obrázek:
A takto by to mohlo vypadat v praxi jedné malé firmy:
Pokud se každý manažer zamyslí se svým týmem, kde mohou cíle ovlivnit nejvíce, může vzniknout takovýto rozpad na dílčí cíle pro celou firmu:
Pokud k naplňování těchto aktivit potřebují jiné zdroje, než ty stávající, je třeba vyspecifikovat jaké a proč. Pokud firma neposkytne potřebné zdroje (lidi, technologie, know-how, finance, SW apod.) nemůže být cílů dosaženo.
Výsledkem takové „strategické dohody“ je průběžné plánování a vyhodnocování klíčových aktivit, díky kterému je možné operativně každý měsíc přijímat opatření a nečekat až na konec roku.
Každý tak díky plánování „správných“ aktivit ve „správných oblastech“ tak směřuje ke „stejným cílům“ firmy a dokáže se zpětně podívat do svého „itineráře“ jak si vedl, kde se dařilo více či méně. Když totiž víte, co děláte špatně, je velmi jednoduché to i změnit.
Nebojte se při plánování zjednodušovat a vizualizovat jak je vidět na výše uvedeném obrázku. Lidé budou vědět, proč a co mají dělat i v jakých oblastech. Reporty budou sloužit k rychlé orientaci a nikoliv ke zbytečnému tvoření nicneříkajících tabulek a grafů. Naučí se to plánovat i vyhodnocovat a budou se za danou oblast cítit odpovědní. Pokud budou cítit vlastní odpovědnost a rozumět tomu, co mají dělat, pak budou mít i motivaci se současným stavem něco skutečně udělat. Začnou si být vědomí svého vlivu v organizaci i jednotlivých procesech a to ať v dobrém či špatném.
Závěr
Vydržíte-li takto logicky rozpracovat cíle, zajistíte si vedení a soustředění energie pracovníků jedním směrem. Prostě všichni soustavně táhnout za jeden provaz. Kromě toho bude hned vidět, ve které oblasti se zadrháváte a je zapotřebí pomoci. Nebo také vidíte, kdo ve firmě táhne jiným směrem. To může být informace o lepším postupu nebo o záměrném poškozování firmy.
