Základem moderního managementu je vizuální modelování nebo využívání infografiky. Umožňují snadno na jedné stránce pochopit danou problematiku nebo fungování firmy. Mezi ně patří i mapa procesů.
V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.
Co je mapa procesů?
Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:
- jaké procesy jsou ve firmě
- jak jsou procesy členěny
- kdo za procesy odpovídá
- které procesy jsou vzájemně propojeny
- jaké odborné oblasti firma pokrývá
Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů.
Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho „kvalitářů“. Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.
Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.
Co by měla mapa procesů zohledňovat
Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:
- TOP management a jeho strukturu – měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
- odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
- odpovědnosti za hlavní procesy – mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
- hlavní vazby mezi procesy
- stěžejní tok realizace produktů firmy – tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
- kritická místa
- reporting s možností měření kvality firemních procesů
Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.
Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!
