Každý již zažil hodiny bezradného sezení před monitorem s otevřeným prázdným textovým editorem či rozepsaným e-mailem, kdy nevěděl, za jaký konec myšlenky uchopit a jak utvořit smysluplný text. Čím začít, jak pokračovat a co teprve jak sdělení ukončit? To je častý problém mnoha z nás. Novináři přitom za desítky minut musí být schopni článek sepsat a publikovat. Pod časovým tlakem tvůrčí činnost maximálně zautomatizovali a utvořili mechanizované rutiny psaní, které si snadno může osvojit kdokoliv z nás.
Pomocník jménem obrácená pyramida
Tvorba zpráv novináři probíhá ve velmi krátké časové lince. Utvořený obsah přitom musí naplnit řadu kvalitativních kritérií – být objektivní, ověřený, vyvážený, nestranný a napsaný jazykem srozumitelným pro široké publikum. Novináři si tak museli utvořit standardizované struktury zpráv. Šablona na jejich tvorbu se označuje jako obrácená pyramida. Každé pole pomyslné pyramidy určuje novináři, na které otázky čtenáři musí odpovědět. Základní jsou přitom čtyři otázky – co se stalo, kdo to udělal, kde se událost odehrála a kdy tomu tak bylo. Čím více u pyramidy klesá plocha jejích jednotlivých pater, úměrně se s nimi snižuje i důležitost poskytovaných informací pro příjemce. Schéma pyramidy nám tak i návodně vymezuje prostor, který bychom si v textu pro zodpovězení konkrétního dotazu měli vyčlenit. Dodržení uvedené struktury nám zaručí, že informace do textu vtělené dojdou do sféry příjemce vždy v pravou chvíli. Informace jsou tudíž pro konzumenta sdělení srozumitelné a úplné i za situace, že na přečtení celé zprávy nemá prostor či jej nezaujme natolik, aby jí delší čas byl ochotný věnovat.
Systematika řazení otázek ve schématu tzv. obrácené pyramidy
Jakmile se tedy ve vašem textu objeví čtyři srozumitelné odpovědi na čtyři pyramidou strukturované otázky, můžete slavit a text s čistým svědomím pošlete do světa. V tento moment totiž obsahuje pro adresáta vše podstatné.
Myslete jako čtenář, ne jako zpracovatel
Pokud si položíte po přečtení takto zpracovaného textu další otázky, na něž z textu odpovědi jednoznačně neplynou, pak není s velkou pravděpodobností dobře napsaný. Musíte počítat s tím, že pokud zpráva neodpovídá na vaše otázky jako zpracovatele znalého tématu, o to více bude nejednoznačná a nesrozumitelná i pro jejího příjemce. Nemůžete očekávat, že čtenář bude vždy zcela obeznámen s prezentovanou skutečností ve stejné míře jako její zpracovatel. Nelze po něm ani požadovat vyvinutí další iniciativy k vyhledání dodatečných informací, které mu svým textem neposkytujete. Pište tedy věcně, krátce a úplně. Pokud si nejste jisti srozumitelností vašeho stanoviska pro třetí osoby, můžete požádat nezainteresovanou osobu, aby vám ke zprávě poskytla zpětnou vazbu.
Fakta nesmí přebít příběh
První čtyři pole pyramidy odpovídají struktuře tzv. základní zprávy, tvoří tedy její základní kameny. Doplníme-li do textu nadstavbu, představující odpovědi na otázky obsažené ve špičce pyramidy, nabízíme čtenáři komplexní, ucelený obraz události. Absence odpovědí na tyto doplňkové otázky však nezpůsobuje riziko nepochopení sdělení. Tvoří tzv. informační bacground zprávy. Pokud se rozhodneme tedy do textu zpracovat i odpovědi na otázky jak a proč, řadíme je zásadně až na konec textu. Pravidlo reflektuje, že čtenář sám podvědomě očekává, že čím je určité sdělení v textu vzdálenější od úvodu, klesá tím úměrně i jeho význam. Jádro sdělení se tak musí příjemce bezpodmínečně dozvědět již z prvních řádků. K dodatečnému příběhu, stojícímu na pozadí informace, se může pročíst, zaujme-li jej, nebo pokud rozšiřující informace shledá jako podstatné. Informačně tak poslední otázky pyramidy představují její vrchol zastřešující celistvost prezentovaného sdělení.
Rychle k podstatě
Hlavní prací manažera je rozhodování. K tomu potřebuje mít k dispozici všechny relevantní informace v jejich přesné podobě. Manažer má největší přehled o kontextu fungování firmy, s nímž jej není nutné dále obeznamovat. Naopak však nemá při své náplni práce a vytížení prostor pro zjišťování dílčích poznatků o aktuálním firemním dění. To mu zprostředkovávají podřízení pracovníci. Přinášejte tak manažerům informace efektivní cestou. Pomoct vám k tomu může právě osvojení zmíněných zásad žurnalistiky. Užijete-li schéma představené pyramidy a rychle sdělíte co, kdo, kde, kdy, poskytujete manažerům všechny relevantní informace. Vámi zjištěné poznatky mohou propojit s dalšími informacemi od jiných pracovníků a na základě všech takto shromážděných faktů mohou problém konstruktivně vyřešit. Dodržení těchto základních zásad tak usnadní jak vám zpracování relevantních informací, tak i manažerům urychlí a zefektivní proces jejich rozhodování.