Začneme příkladem z praxe. Pracovník ví, že má každé ráno zkontrolovat olej ve stroji. Je to v postupu. Ne každé ráno je však třeba olej dolít. Rozhodne se ušetřit 1 min a hned založí materiál a spustí stroj. Jenže má strojů víc. Když je u jiného, dojde olej u toho prvního. K tomu jsem zapomněl dodat, že pracovník se rozhodl v době časové prodlevy vyhledat si pro něj důležité informace. Tak surfuje v telefonu, zapomíná na čas. Nevšimne si, že došlo k přetížení nástroje. Nástroj praskl a zničil materiál. Pracovník moc dobře ví, že telefon nesmí používat. Ale ani zákaz není účinný. Všichni víme, že “co je zakázané, je povolené.” Procesy vlastně dělají něco podobného. Ukazují velmi často jeden možný směr a vše ostatní není dovoleno, tedy zakázáno.
Vezmeme druhý příklad, který postihuje téměř všechny typy firem. Trh se rozvíjí. Všude je celá řada příležitostí a s tím rostoucí počet úkolů. Bohužel, čas/kapacita je jen jedna. Každý pracovník se denně rozhoduje které úkoly zvládne a hlavně jak je má udělat, aby byl efektivní. Myslí-li si, že se zvládnout nedají, pak spíše zpracuje ty které jsou snadnější, aby vykázal maximum práce. Nebo udělá ty, na které někdo hodně tlačí. Už si nesedne a nepodívá se na všechny jako na celek a nehledá cestu, že splněním jednoho úkolu sníží čas potřebný pro splnění jiných úkolů apod. Nestanoví priority a raději bude argumentovat nedostatkem času.
Dnes potřebujeme, aby se pracovník sám rozhodoval správně a nedocházelo k negativním následkům. Rozčilovat se, že vše máme v postupech, je zhola k ničemu. K tomu s cílem zamezit ztrátám lidskou chybou se procesy i systémy zesložiťují. Bohužel velmi často je snaha jen zmařenou investicí, pokud se pracovník rozhodne v klíčových situacích jinak než bylo třeba. Systém je pouze nástroj, vodítko. Pomůcka, kterou se pracovník musí naučit při nástupu. Když pak pozná firemní prostředí, upravuje si podmínky podle sebe, podle stylu a filosofie manažera, podle firemní kultury, podle osobních zájmů, podle představ apod. Mnohdy se ani nedozvíme, co si upravil. Řeknete si, že kontrola to spraví. Nespraví. Přílišná kontrola vede k tlaku, k chybovosti a snadno se může stát, že přijdete jinak o dobrého pracovníka.
Co je cílem vedení postojů
Postoj je vlastně názor nebo připravenost pracovníka k činu a to vzhledem k problému, který řeší, nebo k volbě, kterou si může vybrat. Manažer potřebuje, aby se pracovník v rozhodujících chvílích rozhodl správně. Buď aby dodržel postup, nebo zavolal údržbáře nebo informoval vedoucího nebo surfoval až doma. To vše bez naší přítomnosti. Potřebujeme, aby v každé chvíli sám vyhodnotil rizika, měl vhodný pozitivní vztah k týmu, firmě a udělal pro společnou věc maximum. Přispěl k vlastnímu a firemnímu úspěchu. Takových rozhodnutí činí pracovník hodně. Někdy tato rozhodnutí nejsou tak jednoduchá a zřejmá.
Vést ke správným postojům znamená kombinovat řadu vnitřních a vnějších faktorů, které ovlivňují volby a rozhodování pracovníka. Mezi faktory patří – zájmy pracovníka, informace, které má, jeho potřeby, charakter apod. Také sem musíme zahrnout faktory chování týmu, kulturu firmy, filozofii manažerů, nebo i potřeby a chování rodiny či kamarádů. Je jich hodně. Vyberme jen některé faktory a pravidla, která může hned každý manažer vyzkoušet a zlepšit postoje pracovníků.
1) Práce s informacemi 
Na začátku si musíme uvědomit základní pravidlo. Podle toho, jaké informace má pracovník v hlavě, tak myslí. Jak pracovník myslí, tak mluví. Jak mluví tak i jedná. Navíc víme, že časem informace ztrácí a ještě ke všemu je míchá, pokud se dostatečně neuchytí v dlouhodobé paměti.
Informace podané zajímavě – když pracovníka něco zaujme, stačí, aby slyšel informaci jen 1x. Hned si ji zapamatuje, uloží do dlouhodobé paměti a je schopen ji ve vhodnou chvíli použít. V dnešním uspěchaném světě se manažeři uchylují k diktování úkolů a nemají čas se zamyslet, jak informaci pracovníkovi podat. Vždyť na to stačí pár vteřin až minut.
Vliv 1. a 2. informace – co když pracovník napřed od kolegy slyší, že nový systém jim zhorší podmínky. Teprve až poté od manažera uslyší výhody nového systému. Není v takovém případě již pozdě? V hlavě pracovníka se již honí kritika, se kterou pak manažer zápasí. Zamysleme se, kdy a které informace musí pracovník dostat dříve než proletí kuloáry jednotlivých týmů.
Znát informace pracovníků – kdy jsme se naposledy přesvědčili, co mají pracovníci za informace? Že se je dovídáme až řešíme problém? Ano, to je pozdě. Manažer má včas kontrolovat jaké informace má pracovník ve své paměti.
K příkladu 1- Jak by se rozhodl pracovník u stroje, kdyby měl informaci, že stroj 1 spotřebovává více oleje než dříve?
Naplánovat potřebné informace – všichni dobře víme, že se celá řada situací opakuje. Manažeři ví, co týmy bude čekat v následujících měsících. Přesto se málokdo zamyslí jakou informaci musí pracovník dostat v předstihu, aby ji dokázal správně zpracovat a pochopit. Neměli bychom plánovat jen cíle, finanční ukazatele, ale také to, které informace potřebuje pracovník, aby se sám dobře rozhodoval s patřičnou mírou odpovědnosti.
2) filozofie manažera
Bude-li filozofií manažera jen vydělávat, “drtit” cíle, kpi apod. vytvoří tlak, který z dlouhodobého hlediska povede ke snížení motivace a neetickému chování. Zvýší se deprese a sníží se produktivita. Jsme lidé a potřebujeme vztahy, potřebujeme rozumnou míru zátěže, jež se dá unést.
Bude-li filozofií manažera podporovat úspěch pracovníků, rozvíjet jejich znalosti, chápat jejich potřeby, zvýší se jejich ochota udělat pro firmu více, než je dáno v postupu.
3) Sociální prostředí
Ne každé rozhodnutí je vedeno logikou a zvažováním přínosů a ztrát. Budeme-li v týmu, kde si pracovníci tzv. jedou na vlastní konto a manažer vyžaduje jen nadstandardní výsledky, budou pracovníci více jednat pod strachem. Téměř se nestane, aby si sedli k jednomu stolu a sami hledali nejlepší řešení. Vždyť by poškodili sami sebe při hodnocení výsledků od jejich manažera. Bude-li situace jiná, kde manažer podporuje návrhy, přispívá osobním vkladem, pracovníci si rádi vyměňují zkušenosti a mají na to dokonce i čas v nabitém programu, pak mohou vzniknout nové nápady a synergie.
K příkladu 2 – jak by se rozhodl pracovník s úkoly, kdyby věděl, že splněním úkolu č. 3 pomůže jinému týmu s předstihem splnit cíl a k tomu jim udělá radost?
Vedení postojů začíná s předstihem
Pojďme celou situaci otočit a použít informace preventivně. Uvědomme si, které situace jsou pro firmu klíčové, kdy tyto situace nastanou. V předstihu připravujme informace pro pracovníky, aby měli i dost času je zpracovat a pochopit. Zaujměme pracovníky informacemi v souladu s jejich potřebami. Chtějme, aby pracovník byl úspěšný. Nemusím dodávat, že bude-li se pracovník cítit úspěšný, bude úspěšná i firma. Zároveň se tak sníží i riziko odchodu pracovníka ke konkurenci. Najít totiž prostředí, kde se cítí dobře a zároveň i roste, je obtížné.
Začněme přemýšlet o tom, že jsme vlastně informacemi řízená firma. Informacemi, které mají pracovníci ve své paměti. Bez správné komunikace nemůže firma správně fungovat. Připravujme filozofii, systém, který bude informačně podporovat správná rozhodnutí a podporovat sociálně vztahové potřeby.
Elearning komunikace
Jak se naučit správně komunikovat z pozice manažera můžete ve znalostní linii (elearning) Komunikace pro manažery.
V našem studiu nezůstanete sami. Autor linie Vám bude pomáhat a můžete řešit i vlastní specifickou situaci.
