Hlavním nástrojem, stanoveným pro identifikaci rizik je analýza SWOT, která je předepsána pro ministerstva a některé další orgány státní správy jako povinná součást obsahu střednědobých koncepcí (viz usnesení vlády ČR č. 10/2001). Analýza SWOT je také součástí metodiky orgánů EU pro zpracování strategických dokumentů.
Pro pochopení problematiky analýzy SWOT je nezbytné si nejprve ujasnit odpověď na otázku:
Je analýza SWOT důležitá?
Analýza SWOT vychází původně z ekonomických modelů, které byly sestaveny při hledání souvztažnosti procesů důležitých pro dosažení stanoveného cíle. Přitom je uvažováno jak s vyjádřením vlivu (kvality) prostředí, tak s možnostmi řešitelského subjektu. To znamená, že položky (ukazatele) vyjádřené v analýze SWOT nejenom ovlivňují dosažení cíle, ale mají mezi sebou vzájemný vztah. Odstraněním negativních položek je posílen výhled na úspěšné splnění cíle.
Řazení bloků analýzy S-W-O-T bývá dvojí: svislé nebo vodorovné. Tento způsob řazení odpovídá tomu, že metoda původně vznikla v ekonomii pro zhodnocení možností firmy při průniku na trh (cíl). To znamená, že se vycházelo od zhodnocení možností firmy (S-W) ke zhodnocení situace na trhu (O-T). Záměrem firmy je využít své schopnosti a prosadit se v daném prostředí, motivem jsou vlastní cíle, zvolené majiteli firmy. V průběhu řešení může být firmou zvolený cíl přizpůsobován jejím vnitřním možnostem (strengths).
Pro potřebu splnění cíle veřejné správy je postup jiný: od zhodnocení stavu prostředí (T), přes zhodnocení možností řešitelské instituce (W-S), až po znovuzhodnocení stavu prostředí (O). Záměrem veřejné správy je posílit natolik, aby omezila chyby v prostředí, motivem jsou společenské, obvykle politicky stanovené cíle. V průběhu řešení je stanovený cíl řešitelskou institucí neměnitelný, vnitřní možnosti (strengths) musí přizpůsobit cíli.
Model postupu analýzy SWOT pro orgány veřejné správy
Ke zvýšení srozumitelnosti postupu zpracování analýzy SWOT je připraven následující model, který je využitelný zejména při řízení rizik veřejné správy, kdy je více (souhrnných) cílů a velký počet rizik. Rizika pro dosažení cíle se ohodnotí, stanoví se jejich priority a řeší pomocí systému řízení rizik, který je povinný pro orgány veřejné správy (viz § 25 zákona č. 320/2001 Sb.).
krok č. 1 THREATS – HROZBY
nedostatky v prostředí, které je v působnosti orgánu veřejné správy
krok č. 2 CÍL (SOUHRNNÝ)
odstranění nedostatků
krok č. 3 DÍLČÍ CÍLE
úkoly pro dosažení (souhrnného) cíle + kritéria splnění cíle/úkolů
krok č. 4 WEAKNESSES – RIZIKA
rizika pro dosažení cíle
krok č. 5 ŘÍZENÍ RIZIK
vyřešení rizik
krok č. 6 STRENGTHS – MOŽNOSTI
posílení možností dosáhnout cíle způsobené vyřešením rizik
krok č. 7 STRATEGIE DOSAŽENÍ CÍLE/ÚKOLŮ
postup dosažení cíle
krok č. 8 DOSAŽENÍ CÍLE
splnění kriterií cíle/úkolů
krok č. 9 OPPORTUNITIES – PŘÍLEŽITOSTI
posílení prostředí, které je v působnosti orgánu veřejné správy
Při zpracování analýzy SWOT je nutné se vyhnout obvyklým chybám:
- Seznamy položek nesmějí být sestaveny formálně, bez odborné znalosti o tom, co je skutečně důležité pro dosažení cíle.
- Položky v seznamech (blocích T-W-S-O) musejí mít svou prioritu.
- Příliš dlouhé seznamy položek musejí být redukovány podle priorit.
- Analýza SWOT nesmí být zpracována bez vyjasnění dílčích cílů/úkolů, stanovení jejich priorit a kriterií splnění (krok 3).
- Nesmějí být skrývána prioritní rizika (weaknesses).
- Vnější příležitosti (opportunities) nesmějí být zaměňovány s vnitřními možnostmi (strengths) řešitelské instituce.
- Strategie dosažení cíle musí být vztažena k úkolům vyjádřeným v analýze a dodržovat je.
Analýza SWOT bývá často považována za strategii k dosažení cíle. Tento závěr je však mylný, protože analýza je pouze popisem stavů na jejichž zhodnocení lze strategický postup stanovit. Kroky č. 1 až 6 jsou součástí analýzy, kroky č. 7 a 8 jsou součástí strategie. Správně provedená analýza SWOT srozumitelně definuje možnosti řešitelské instituce.
Umožňuje zvolit vhodnou strategii pro dosažení cíle. Ukazuje priority postupu a s využitím řízení rizik umožňuje použít standardní postupy i stanovit mimořádná opatření usnadňující dosažení cíle. Pomocí správně nastavených kriterií pak umožňuje objektivně vyhodnocovat průběžné výsledky.
Odpověď na otázku položenou v úvodu je tedy následující:
Analýza SWOT je velmi důležitým nástrojem pro úspěšné plnění dlouhodobých úkolů.
