Nárůst změn a vše do 10-ti minut
Dnešní dobu je možné charakterizovat jako nejen dynamickou, ale až chaotickou. Nejen že dostáváme velké množství požadavků, ale i protichůdných informací, rozhodnutí. Chrlí se na nás z emailů, z jednání se zákazníky, ze skypu, od vedoucích, z telefonátů apod. Občas také nikoho nic nezajímá, jen chce výsledky. Jak v takovém prostředí dosáhnout výsledků a bez chyb?
Většinou každý požadavek vypadá jako banalita na vyřízení za 10 minut. Bohužel to tak být nemusí. I když to tak každý očekává. Přesněji řečeno, zadavatel očekává vyřešení za 10 minut. Samozřejmě bez chyb. To je ještě v případě, že se zapracovaná změna podaří na poprvé. Jenže v praxi je to tak, že když si úkol odškrtnete někdo jiný přijde s dalším nápadem nebo připomínkou a buď vysvětlujete nebo upravujete. Snadno pak 10 minutový úkol je několika hodinový. Řešení může být správné, ale také musí být správně pochopeno všemi zúčastněnými.
Právě v tomto místě se střetávají naše zkušenosti s řízením změn, schopností zasadit každou změnu do kontextu projektu, systému firmy, řešení pro zákazníka apod. Žádná změna nelze jen bezmyšlenkovitě splnit. Každá změna je totiž součástí nějakého celku. Má zde své místo a funkci. Je vazbami spojena s dalšími funkcemi. Špatně realizovaná změna pak snadno vyvolá někde v celku chybu. Až posléze zjistíme, že úkol na 10 minut byl příčinou oprav na celé hodiny (v lepším případě). Jednou jsme narazili na případ, kdy problémy malé převodovky řešil odborník změnou materiálu. Následně se objevily další a další problémy. Až po roce přišli vývojáři na to, že další problémy byly způsobeny právě výměnou materiálu. Nebo se také snadno stane, že změna nezasazená do projektu změní strategii a zákazník nedostane to, co si schválil.
Běžný postup bývá zdlouhavý
Ve firmách již bývá standardem mít proces, směrnici na řízení změn. Stručně by mohl obsahovat tyto kroky:
- Zapsat změnu
- Posoudit a analyzovat dopady
- Rozhodnout o potřebě realizace
- Informovat ostatní:
- Členy týmu
- Zainteresované strany
- Management
- Definovat opatření –vždy aspoň 3 varianty
- Určit plán
- Schválit plán a nejlepší řešení
- Zapracovat do projektu, procesu, systému – kdo, co, kdy, za kolik
- Sledovat skutečné dopady
- Vyhodnotit
- Rozhodnout o potřebě dalších opatření
- Zapsat best practices
Než to vše uděláme, ztratíme spoustu času. Při velkých změnách nebo v oblastech, kde je kladen vysoký důraz na bezpečnost (automobilový, letecký průmysl …), bývá postup ještě náročnější. Co kdyby to šlo jinak – snadněji, rychleji, lépe.
Vizuální model, schéma na jedné A4
Poradci Vlastní cesty ve své praxi zavedli již před několika lety pravidlo jedné stránky. Nejlépe kdyby se jednalo o stránku A4. I když dnes kreslíme i na A3 pro náročnější projekty. Také v našich školeních, spíše trénincích, Vedení projektu a týmu naleznete nový pojem schéma projektu. Doposud jsme se nesetkali s nikým, komu by byl pojem znám.
Doba je uspěchaná a pracovníci nemohou trávit čas čtením dlouhých textů. Mají podávat výkon. Navíc při dlouhém dokumentu si již nepamatují, co bylo na začátku. To je důvod, proč vícestránkové směrnice nemají smysl. On je pak stejně nikdo nečte a spoléhá se na to, co mu kolega řekl. Obrázek nebo schéma se čte rychleji a také se lépe pamatuje.
Vizuální modely používáme např. pro:
- Definování procesů
- Nastavování systémů
- Vedení projektů
- Hledání optimálního řešení dlouhodobých cílů
- Nastavení koncepce
- Určení nebo řízení strategie
- Tvorbu internetových portálů
- apod.
Ve fotogalerii naleznete několik příkladů. Všechny vznikly v praxi, jen je znemožněno určení o jakou firmu a řešení se jedná. Výjimkou je příprava poradenského portálu Vlastní cesta. Majitelé firmy LA TAUPE dovolili zde publikovat schéma přípravy tohoto portálu. Schéma není kompletní, protože v době psaní článku realizace a vývoj stále probíhá.
Příklad – Zavádění systému ISO pro malou firmu
Zde je ideálním příkladem vhodně nakreslená mapa procesů. Je to vlastně vizuální model systému řízení. Na celé zavádění Vám v malé firmě stačí mapa procesů na A4. Prostě jen do modelu vybarvíte již hotový proces, máte zde odpovědné osoby, určíte, které procesy mají největší význam a ty připravujete jako první. Při správné vizualizaci není třeba harmonogram. Změny se zapracovávají velmi snadno.
Dokážete si představit, že by celý systém řízení firmy byl vytvořen jako interaktivní model schémat, obrázků a jen doplňujících textů? My ano viz Moderní ISO.
Příklad – Vývoj a realizace poradenského portálu Vlastní cesta
Schéma popisuje, jak vznikl přerod portálu, jaké kroky byly naplánovány, které produkty firmy LA TAUPE byly použity, která část projektu je již hotova (barevná část), jaké nové benefity byly v průběhu dosaženy a další.
Držet se koncepce – jednotné linie
Nejtěžším manažerským úkolem je, aby všichni zúčastnění realizovali změny v souladu s vytyčenou strategií nebo plánem. To vše tak, aby manažer nemusel „stát“ pracovníkům za zády. Manažer potřebuje, aby pracovníci byli tzv. stále v obraze a nejdůležitější části si pamatovali.
Právě zde je naším hlavním mottem: „Je lepší, než popsat stohy dokumentace, nakreslit jedno schéma nebo obrázek.“ Místo toho než bychom začali psát texty, raději vezmeme tužku a papír do ruky. V týmu to hodně pomáhá. Začnete kreslit a všichni sledují jednu myšlenkovou linii. Vidí odkud to začíná, kam řešení směřuje. Snadno pak přidávají další souvislosti a znázorňují je. Každý přesně ví, kde se právě nachází. Navrhne-li další vztah, vazbu, řešení ihned vidí, zda do modelu patří nebo ne. Každá nová změna je posouzena, zakreslena do vizuálního modelu. Ihned tak všichni vidí nejen, zda do modelu patří, ale také jak by se asi dala řešit nebo zapracovat.
Je až s podivem kolik času lidé jsou schopni trávit diskusemi o nejlepším řešení, kolik emailů jsou schopni poslat aniž by měli vyjasněnou situaci a souvislosti. Právě tady kreslení, vizualizace hodně pomáhá a je velmi rychlá. Chce to jen trochu praxe.
Vzhled vyhrává
Člověk je vizuální typ. Obchodní řetězce a prodejci to pochopili velmi dobře. Lidé více dají na vzhled než na to, zda produkt skutečně potřebují. Dokazují to kvanta pestrobarevných letáků v našich schránkách. Marketingová oddělení by to přeci nedělala, pokud by na tom firmy nevydělávaly. Stejné je to s reklamou na internetu apod. Proč tedy nevyužít úspěšných prvků Public Relations a marketingu i v systémech managementu, systémech ISO, TS, AS apod.
Při hledání řešení stačí obyčejná tužka a papír. To již někteří neznají. Znají jen klávesnici a monitor. Jenže kreativita přes klávesnici špatně proudí a nedovolí rychle a správně vyjádřit okamžitý nápad. V další etapě je pak třeba schématu, řešení dát barevný, krásný vzhled. Pochopitelně v barvách firmy pro posílení sounáležitosti. Bude-li se pracovníkům líbit schéma, budou s ním více pracovat než si jen řešení číst v textech. Nebojte se modelovat a pak dát obrázek, schéma ke zpracování grafikovi.
Naše pozorování nám ukazuje, že modely zkracují dobu hledání řešení, přípravu procesů od 20% do 50%.
Modelování, vizualizace jen sama o sobě nestačí. Je třeba změnu dostat tzv. do hlav lidí. O tom píše článek na portálu www.firemnisociolog.cz s názvem “Jak dostat změnu k lidem“.
Máte-li zájem se naučit připravovat vizuální modely, mapu procesů, nebo jak změnu dostat k lidem, kontaktujte nás.
