Volat poradce: +420 737 279 917
logo_vlastnicesta
VOLAT PORADCE: +420 737 279 917
Search
Close this search box.

Digitalizace systému řízení? Začněte ještě dnes!

Systém řízení firmy je vše, co potřebujeme k tomu, abychom byli schopni řídit organizaci jako celek. Najdeme v něm tedy zejména procesy, zásady, postupy, měřitelné cíle. To vše dohromady musí zajistit plnění dílčích úkolů a cílů napříč celou firmou. Systém řízení má vliv na vše, co se ve firmě odehrává a naopak na tento systém má zpětně vliv výkonnost a data, která jsme schopni z firmy získávat. Existuje mnoho elementů, ze kterých je organizace vytvořena a u každého z nich se můžeme bavit o možnostech digitalizace a automatizace. Tento článek je zaměřen na 10 klíčových elementů systému řízení a na možnosti jejich digitalizace s pomocí platformy MS Teams a MS 365.
job-5382501_1280

1. Procesy, procesní řízení

V prostředí aplikací MS 365 dokážeme vytvořit vše potřebné pro potřeby Business Process Managementu a tím také pro potřeby certifikace ISO 9001. V MS Visio, nebo v aplikacích propojených s MS Teams či dokonce s externími ERP či obchodními systémy, dokážeme nejen vytvořit interaktivní přehledovou mapu procesů, ale dokážeme také modelovat dílčí procesy a propojovat je s elektronickou dokumentací, úkoly, lidmi či stroji. Vše lze vytvořit na míru konkrétní společnosti. Systém řízení se poté stává opravdovou pomocí, nikoli byrokratickou překážkou.

2. Kapacity, plánování

V prostředí MS Teams, ToDo, Planner a dalších souvisejících aplikací lze jasně a jednoduše plánovat projekty, zadávat úkoly, řídit čas svůj i svých podřízených a komunikovat se všemi velmi jednoduchým a jasným způsobem. Power Apps nám naopak umožňuje vytvoření klíčových aplikací pro odvádění práce, registraci pracovníka na vzdáleném pracovišti (např. stavbě, servisu, údržbě), zadání problému do help desku a další související činnosti, které nám pomáhají v plánování a řízení kapacit.

3. Kvalita, kontrolní mechanismy

Při řízení je zapotřebí vyhodnocovat různé ukazatele, na základě kterých se rozhodujeme o vhodném zásahu. Při fungujícím automatickém reportingu v Power BI jsou odchylky v procesu automaticky eskalované. Lze upozorňovat různé pracovníky a jejich nadřízené při neřešeném problému nebo opakujících se stavech ve výrobě nebo jiném procesu. Dobrou praxí je automatická tvorba A3, 8D reportů, Ishikawa diagramu a dalších šablon nástrojů pro hledání klíčových příčin nekvality. To je realizováno pomocí pokročilých funkcí automatizace v MS Teams. Zároveň zvládnete vyhodnocovat efektivitu vybraných opatření.

4. Dokumenty, dokumentované znalosti, řízená dokumentace

Kompletní systém pro tvorbu, revize, sdílení a schvalování dokumentace lze vytvořit v prostředí SharePoint. Veškerá dokumentace je tak digitalizovaná a dokumenty mohou být dostupné odkudkoli. Power Automate či Power Apps umožňují automatizaci základních činností, jako je upozornění na změnu, zadání požadavku ke schválení či podpisu, upomínkování anebo upozornění na končící platnost dokumentu. Lze tak řídit vše potřebné od směrnic, přes technickou dokumentaci, až po zákonná školení s termíny přeškolení pro každého zaměstnance.

5. Prediktivní údržba

Výrobní provoz je obvykle závislý na velkém počtu strojních zařízení a na využití jejich kapacity. Abychom využívali stroje na maximum, je nutné minimalizovat časy prostojů. Mezi jednu z metod, kterou lze využít, patří prediktivní údržba. Aby bylo možné predikovat problémy, budoucí poruchy a rizika a vyhnout se jim, potřebujeme sbírat velké množství detailních dat o strojích a jejich fungování. Z těchto dat poté vytváříme informace, které prezentujeme pomocí reportů. Automatizovaný sběr dat je ideální cestou. Reporty poté zpracováváme v Power BI a prezentujeme je vedení.

6. Monitorování plnění úkolů a projektů

MS Teams je aplikací, která pomáhá celým firmám i týmům řídit interní činnosti, úkoly a projekty. Lze do ní propojit mnoho různých aplikací, ať už těch, které vyvíjí společnost Microsoft, anebo mnoho dalších externích aplikací a systémů. Díky tomu lze vytvořit neuvěřitelně efektivní systém umožňující detailní monitoring, jasnou a cílenou komunikaci, kontrolu plnění a také plánování. Práce v MS Teams je pak o to efektivnější, že uživatelé mají k dispozici vše, co potřebují. Od zadání, přes komunikační prostředky, až po sdílené dokumenty, které potřebují pro konkrétní práci.

7. Standardizace a vizualizace

Digitalizace prvků systému řízení umožňuje jasnou standardizaci nejen dokumentace, ale také procesů a workflow. Pokud jsou dokumenty digitalizovány, není možné je nechtěně pozměnit. Automatizovaně sbíraná a vizualizovaná data v reportech není možné vyhodnotit s chybami. Automatizované činnosti není možné provést jinak, než jak jsou nastaveny. Standardizace je klíčem k vysoké kvalitě a pomocí prvků digitalizace můžeme kvalitu výstupů systematicky zvyšovat. To stejné platí pro vizualizaci, která může být jednoduše personalizovaná a přizpůsobena pro potřeby firmy jako celku, ale i pro dílčí osoby.

8. Manažerské rozhodování

Rozhodování manažerů je jedno z klíčových témat vedoucích pracovníků. Pro kvalitní rozhodnutí potřebuje každý manažer kvalitní informace. Obvykle se ve firmách pracuje s velkým počtem různých systémů, které mezi sebou nekomunikují, a je velmi složité získat informace v takové podobě, která by vedoucím pracovníkům pomohla k efektivnímu rozhodování. To umí změnit zpracování a vizualizace dat v reálném čase pomocí Power BI. Již není nutné provádět analýzy a překlápět data v excelových tabulkách. Integrované systémy až o 80 % zrychlují kvalifikované rozhodování.

9. Predikce a řízení rizik

Největší potenciál při zpracování velkých objemů dat je v predikci rizik a možnosti reakce na vzniklé situace ještě před tím, než nastanou anebo alespoň co nejdříve poté, co nastanou. Právě v tyto chvíle je nejdůležitější, mít všechna související data na jenom místě. Pomocí Power BI lze automaticky analyzovat klíčové influencery vybraného ukazatele a poté adekvátně cílit další kroky. Pomocí funkcí AI a metod Machine Learning lze v cloudu identifikovat zásadní rizika a vyhodnocovat znaky vedoucí k jejich výskytu v budoucnosti.

10. Audity

Každá společnost, která chce kontrolovat provoz, systém řízení anebo podléhá certifikacím, provádí pravidelné anebo namátkové audity. V prostředí Power Apps lze vytvořit a využít aplikaci pro jednoduché auditování, zadávání informací, výstupů a fotografií z auditu. Následně můžeme v MS Teams, Planneru a ToDo pracovat s plánováním a realizací nápravných opatření včetně dohledu nad jejich plněním. Výsledky z auditu, plnění cílů a sledování v čase poté reportujeme v Power BI.

A jak postupovat? Základem je proces. Zpracujte si v týmu své myšlenky, jak byste si představovali, aby proces probíhal, zkoumejte jeho aktuální stav a dokumentaci. Pracujte na procesních schématech a modelech. Poté můžete začít přemýšlet jak a kde byste mohli přistoupit k digitalizaci. Co tento konkrétní krok s sebou přináší. Jaké potřebujeme znalosti a dovednosti pro provedení. Nebojte se oslovit externí specialisty, kteří mají za sebou mnoho podobných projektů a řešení a mají také vytvořeny různé aplikace, které mohou na klíč implementovat právě k vám.

Připravil/a

#Digitalizace #Microsoft 365 #MS Teams

Sdílejte

Mohlo by Vás zajímat