Je to jen otázka času, kdy se firma dostane do krize ať lokálně, nebo ji postihne celou. Ve většině případů se jedná a o přehlížení potenciálních rizik. Firmy, ačkoliv je to doporučováno ve všech systémech managementu, se řádně nevěnují rizikům. Dříve nebo později se něco stane a nebo přijde mimořádná událost jako COVID-19 a krize je tu. Právě v této chvíli se jasně prokáže, jak pevný základ firma má, jak má schopný management a kdo ze zaměstnanců patří do zdravého jádra a kdo ne. Už jsem řešil více jak 10 krizí a příčiny, nedostatky a přehlížení se opakují. Z praxe vím, že je vhodné začít těmito kroky:
1. Zmapujte stav a rozsah škod, rizik
Krize se v každé firmě projevuje různě a může mít jiný základ. U někoho se jedná o ztrátu zákazníků nebo o druhotnou platební neschopnost nebo o poškození zdraví nebo únik know-how apod. Hned na začátku je nutné si jasně definovat, o jakou krizi se jedná, a které části firmy zasáhla. Vše si jasně definujte i v měřitelných veličinách ať se jedná o peníze nebo koncentraci škodlivých látek. Zkompletujte všechna známá fakta a k nim jejich význam. Všichni, kdo se podílí na odstranění krize, ji musí chápat stejně. Už tady často zjistíte, že u hodně faktů se někteří “domnívali”, že je to jinak.
Navíc požadujte po vedoucích zasažených týmů popis stavu. Musíte ihned zmapovat, kdo drží know-how, kteří zaměstnanci jsou “nepostradatelní”, jaký je stav zakázek, rozpracovanost výroby, ale i také jaké informace znají zaměstnanci. Způsob popisu a doložená fakta ze strany vedoucích Vám naznačí, kde mohou být příčiny krize, ale také který vedoucí bude schopen krizi řešit a který ne.
2. Definujte krizový tým
Byli a zase to budou lidé, kteří svou prací, myšlením jsou schopni Vás z krize dostat. Na začátku vytvořte krizový tým, ale jen z manažerů a klíčových pracovníků, kteří jsou krizi schopni řešit. Popis stavu týmu Vám napoví. Především jsou akceschopní a každé krizové opatření vždy dotáhnou do konce. Členové týmu musí mít zdravé myšlení a dobrý úsudek. V krizovém stavu často dochází k nemožnosti dodržovat striktně všechny procesy a pravidla. Zdržovala by od získání rychlého účinku v praxi. A tak eliminaci ztrát. To je důvod, proč nastavte nový režim práce a krizovému týmu definujte jejich povinnosti a pravomoci. Příkladem může být okamžité zastavení schválených rozpočtů, výběrových řízení, ne zcela nutných oprav apod. Režim musí mít větší dynamiku. Obvyklé je mít každodenní ranní meeting pro kompletaci změn, ověření realizace opatření a nová rozhodnutí. Někdy je takový meeting ráno i večer. Je-li to třeba probíhají meetingy i o víkendu. Hlavně prosím nezapomeňte na zástupnost a to ne jen členů krizového týmu.
3. Připravte krizový plán
Pro někoho to může vypadat jako zdržování, psát nějaký krizový plán. Jenže není. Je to nutnost, bez které nelze zjistit, zda opatření budou účinná a nebudou náhodou působit proti sobě. Je důležité si i uvědomit, kdy vůbec opatření může být realizováno a kdy nastane jeho účinek. K tomu většinou definujete opatření v oblastech jako jsou finance, lidské zdroje, výroba, vedení projektů, logistika, sklad řada dalších. Máte-li kvalitní krizový tým, tak bude schopen i během hodiny vydefinovat v každé oblasti 5-10 opatření. To by pro náš případ bylo již 30-60 opatření. Vše si správně zapamatovat a neudělat chybu je velmi obtížné. Vždy pište krizový plán. Pokud potřebujete základní šablonu, najdete ji ZDE.
V dnešní době by měl být standard sdílení krizového plánu např. na cloudovém úložišti. Všichni zúčastnění musí mít v jakémkoliv okamžiku všechny změny k dispozici.
Součástí řešení každé krize je krizová komunikace. Základ informací pro komunikaci vychází z krizového plánu. Rozhodně není dobré, abyste komunikovali opatření, které se v zápětí zruší, protože jste přišli na jiné řešení. Dobře promyšlený krizový plán je základem úspěšného vyřešení krize a netříštění pozornosti na nedůležité aktivity nebo čerpání zdrojů, které v krizi chybí.
4. Zaveďte okamžitě účinná opatření
Podle typu krize je třeba začít opatřeními, která mají reálný účinek. Ve většině krizí firma přichází o příjmy a není schopna pokrýt své náklady. Pak většinou první opatření na jedné straně redukují náklady a na straně druhé jsou orientované na získání příjmů. Většinou se neobejdete bez finančních rozborů a analýz. Tady je velmi důležité kolik práce, energie musíte vložit do opatření a co skutečně přinesou. Úspora za zrušení kávovaru bude rozhodně mizivá a naopak podpoří špatnou náladu u všech, kteří zůstanou v práci přes čas, aby pomohli krizi vyřešit. Ale opatření, zrušení teambuildingu nebo nákupu dražšího materiálu, přinese výrazně lepší účinek.
Hlavně nesmíte zapomenout, že nesmí být poškozeno know-how firmy. Např. Není vhodné z nedostatků finančních prostředků vyhodit technologa, který jako jediný zná unikátní technologické postupy.
Kroků je samozřejmě více. 5. – 11. krok najdete ve znalostní linii Krizový management, kterou jsem připravil pro ty, kteří chtějí aktivně a dobře vyřešit firemní krizi a navíc získat následně stabilnější a zdravou firmu.
Sleva 25% jen pro aktivní
Můžete získat slevu 25%, jen za to, že napíšete konkrétní problém, který jste řešili nebo potřebujete řešit do našeho FORMULÁŘE NA PROBLÉMY na naší webové stránce Jak zvládnout krizi firmy. Stránka se věnuje představení znalostní linie a také kratičkým článkům zaměřeným na to, jak fungovat v krizi, na co si dát pozor a jaké zásady je třeba dodržet pro úspěšně vyřešení.
