Delegovat je těžké, ale proto, aby firma fungovala, je to nezbytné. Delegovat správně je věda, a je to také trochu umění. Jsou manažeři, kteří se již zřejmě rodí s citem pro delegování a prakticky nemohou šlápnout vedle. A jsou takoví (většina), kteří se to musí naučit.
Učit se ale dávat zodpovědnost a důvěru lidem je těžké. Existuje mnoho příruček a zaručených návodů. Dobře se čtou, ale když se je snažíte uvést do praxe, často zjistíte, že ta praxe je jiná, než jak se v nich popisuje. Proto bychom vám dnes rádi nabídli ne ucelený návod – další jeden, který by nefungoval stejně, jako nefungují ty ostatní. Místo toho se vám pokusíme nabídnout pět jednoduchých tipů, které vám pomohou delegovat lépe. Pokud budete chtít.
1. Delegování není úkolování a nepleťte je dohromady
Pokud svěříte podřízenému úkol, který spadá do jeho běžné pracovní kompetence, nic jste nedelegovali. Pokud mu svěříte úkol, který není zcela běžný ale s tím, že přesně stanovíte, jak se má splnit, dáte k dispozici přesné postupy a nástroje a budete tvrdě vymáhat a kontrolovat jeho splnění, i pak pouze úkolujete.
Delegování znamená, že na podřízeného přenášíte část vlastních pravomocí a žádáte jej o to, aby udělal něco, co byste mohli udělat vy sami. Obě tyto činnosti vypadají podobně, ale není dobře si je plést dohromady. A také by se pokud možno měly provádět zásadně odděleně od sebe. Tj. pokud chcete, aby podřízený vykonal úkol, úkolujte jej. Pokud chcete, aby se zlepšil, zdokonalil a profesně rozvíjel, delegujte.
2. Dva důvody k delegování
Existují v zásadě dva důvody, proč delegujeme. Prvním z nich je, že chceme, aby podřízený, kterému delegujeme problém, ulehčil naši vlastní práci. V takovém případě musíme být přesvědčeni o tom, že úkol zvládne.
Druhým důvodem je, že jej chceme podpořit, aby jej zvládnul v budoucnu – delegujeme z pedagogických důvodů. Nemá smysl „hodit“ na někoho vlastní práci s tím, že od ní chceme mít pokoj a současně mu to pomůže, protože v prvním i ve druhém případě zůstáváme za výsledek sami zodpovědní, a zejména ve druhém musíme podřízeného podporovat. Než něco delegujete, ujasněte si, který důvod u vás převládá, a chovejte se podle toho.
3. Kontrola a autonomie
Mnoho manažerů dělá největší chybu s delegováním právě zde. Deleguje problém, ale pak neustále soustavně kontroluje jeho plnění; svému podřízenému „stojí za zády“. To je naprosto špatně. Podřízený potřebuje dostatečnou míru autonomie na to, aby mohl problém řešit sám. Současně však, zvláště tehdy, když delegujeme proto, aby se rozvíjel, při plnění selže. Je nezbytné, aby měl na koho se obrátit. Zjednodušeně řečeno, nikdo nechce, aby při práci na delegovaném úkolu byl pod neustálou kontrolou, nikdo nepotřebuje, abyste mu stáli za zády. Současně je nezbytné, aby se měl na koho obrátit a také aby bylo jasné, že vy víte, co se děje. Najít kompromis mezi oběma těmito póly není snadné, ale pro efektivní delegování je to nezbytnost.
4. Spoluzodpovědnost
Zatímco za svěřený úkol zodpovídá ten, komu byl svěřen, za delegovaný problém zodpovídá právě tak osoba, které jste jej delegovali, tak i vy samotní. Utíkat od této zodpovědnosti znamená zbavovat se části vlastní autority. Nepřipusťte to. Podobně jako za úspěchy hokejového mužstva mohou hráči, zatímco za neúspěchy trenér, úspěšné vyřešení delegovaného problému by vám, mělo přinést hlavně osobní zadostiučinění, zatímco neúspěch na vás nechává šrám. Přijměte to, nesnažte se s tím bojovat. Bude se vám delegovat lépe.
5. Aktivita
Poslední a nejdůležitější tip: buďte aktivní. Pouze aktivita přináší úspěch, pouze aktivita dává firmě život, pouze aktivita dává lidem energii. Lidé, kteří by mohli delegovat svou práci, ale raději zastávají zásadu žáby na prameni, jsou možná skvělí a výkonní, ale z hlediska rozvoje jsou spíše brzdou. Buďte aktivní. Vyplatí se to!
Přejeme vám hodně úspěchů.
