Firma roste, zakázky přibývají, ale co organizační struktura?
Firma roste a vy se soustředíte na to, jak zvládnout co nejvíce zakázek. Je to těžké, protože požadavky zákazníků se navyšují a dost často každý chce něco jiného. Právě tady operativa dává vzniknout chybám, které vás dostihnou hned za prvním rohem.
Rozhodnete „Franto udělej to“. Najednou má 👨🏼 Franta na novou funkci, která se jmenuje skladník. Takto organicky vznikají pozice od skladníka až po koordinátora zakázek nebo projektů alias všeho co majitel řekne. Zaplácne se jakákoli mezera bez rozhodnutí, kdo řídí. Není jasná podřízenost a nadřízenost. 🔴
Právě tady vznikne další problém – Je nás najedou moc a je třeba, aby to někdo řídil. Hele „Franto ty jsi se osvědčil, ty budeš nyní manažer“. Ejhle máme tady najednou manažerskou pozici. K tomu přibydou další pozice. Náročnost a počet aktivit roste a Franta již není schopen vykonávat skladníka a na tož manažera. Nikdo se nezamýšlí celkově nad strukturou firmy. Jaká jsou opravdu:
- vhodná oddělení, nebo týmy,
- kdo s kým by měl spolupracovat,
- kde musí docházet ke sdílení odpovědností,
- jaké kompetence spolu nejdou dohromady,
- jak posílit sdílení nebo tvořivost týmů,
- jak organizační schéma podpoří průchodnost procesů,
- …
☝🏻 Toto jsou přesně otázky pro manažery. Ti by si měli před každou změnou na chvíli sednout a zamyslete, co firma potřebuje a jak nastavit organizační strukturu.
Riziko kumulace moci – rozkrádání firmy
To vše jsou zatím dobře řešitelné chyby. Jak na to přijdete, opravíte schéma, opravíte popisy práce, smlouvy a můžete fungovat. Lidé budou trochu šťastnější. Jenže, co se stane, když například pospojujete kompetence takto:
„Schopný skladník svou práci zvládá a požádá o další. No to je sen. Takového chce každý. Má blízko ke zboží, dostane administrativu spojenou s nákupem. Později jedná přímo s dodavateli. Vše funguje a všichni jsou spokojeni. No a když pracuje s dodavateli, tak vyřídí i dodavatele k vozovému parku firmy.“
Super jde to. Mnete si ruce radosti, že je to úžasné? Jenže pozor. ⚠️ Co jste vlastně udělali?
Spojili jste odpovědnost za celý tok zboží do jedněch rukou.
Vlastně je to jediný člověk, který ví o zboží a dodavatelích vše. Je tedy pro něj snadné, když se nějaké zboží ztratí, zamést to pod koberec. Tento příklad je z praxe! Náš skladník byl opravdu šikovný a domluvil si provize s dodavateli. Firma přišla o slušné peníze.
Riziko číslo 2 – když tento člověk odejde, jak ho nahradíte? Je snadné najít skladníka, nákupčího, správce vozů v jedné osobě? Moc to nejde.
Organizační schéma je třeba promyslet a poskládat tak , aby se lidem dobře pracovalo a firma byla v bezpečí. Není to formální akt.
Chyby organizační struktury spontánním růstem
Podívejme se na to, co vše může způsobit spontánní růst firmy bez řádného nastavení organizační struktury:
- Nejasné role a odpovědnosti – jakmile není jasně definováno, kdo za co odpovídá, dochází ke zmatku. Lidé nevědí, kdo má konečné slovo, a vznikají konflikty a nedorozumění a dvojí rozhodnutí, bohužel někdy i protichůdná.
- Přetěžování zaměstnanců – přidělování nových úkolů bez jasného rozdělení kompetencí vede k tomu, že zaměstnanci začínají být přetížení. Často nejsou vybaveni dovednostmi nebo zkušenostmi, které jejich nové úkoly vyžadují.
- Nedostatečné kompetence – každá práce vyžaduje kvalifikaci, znalosti a zkušenosti. Pokud přidělíte práci nezkušenému nebo neznalému pracovníkovi, vždy se dopustí chyby nebo vznikne nekvalita. Tu musíte napravit a stojí nemalé peníze.
- Riziko nekontrolovaného vlivu – viz příběh o skladníkovi výše. Když skladník převezme příliš velkou moc nad určitými procesy. Vytváří příležitosti pro nekalé praktiky, jako je manipulace s dodavateli nebo zneužívání informací nebo také přetížíte pracovníka.
- Náročná náhrada při odchodu zaměstnance – Když odejde zaměstnanec, který měl pod sebou několik klíčových úkolů, širokou paletu kompetencí a rolí nastává problém. Najít náhradu za člověka, který zastával více rolí najednou, je složité a nemožné.
Jak napravit chyby v organizační struktuře
Organizační struktura není pouhý formální akt, který si odškrtnete z listu úkolů. Je to klíčový nástroj pro efektivní řízení firmy. Aby firma mohla růst udržitelně, je potřeba pravidelně revidovat a přizpůsobovat organizační schéma. Zde je několik tipů, jak na to:
- Definujte jasné role a kompetence – Každá role by měla mít jasně stanovené kompetence a odpovědnosti. Je důležité, aby zaměstnanci věděli, za co jsou zodpovědní a komu podléhají.
- Vytvořte strukturu, která podporuje spolupráci – Zaměřte se na to, jak jednotlivé týmy a oddělení spolupracují. Je nutné, aby mezi sebou sdílely odpovědnosti a komunikovaly. To podpoří kreativitu a efektivní fungování firmy.
- Rozdělte odpovědnosti, aby se předešlo rizikům – Nepřidělujte příliš mnoho klíčových úkolů jedné osobě. Rozdělte tyto role tak, aby byly kontrolovatelné a aby firma nebyla ohrožena ztrátou klíčového pracovníka.
- Zapojte HR a management do tvorby organizační struktury – Organizační struktura by neměla být pouze v rukou HR oddělení. Každý manažer by měl vědět, proč jeho tým má dané kompetence a jaký je vztah mezi jednotlivými odděleními. Diskuse mezi HR a managementem je klíčem k vytvoření funkční a logické struktury.
Závěr: Zdravá organizační struktura
Nečekejte, až problémy ve vaší organizační struktuře narostou do neúnosných rozměrů. Věnujte minimálně jednou ročně čas revizi struktury společně s HR a manažery. Prozkoumejte, jaké změny ve firmě nastaly a jaké uspořádání bude nejefektivnější pro budoucí růst. Takový přístup zajistí, že vaše firma bude nejen dobře fungovat, ale bude také připravena čelit výzvám, které s sebou růst přináší. Pak už jen HR požádáte o hezkého pavouka do organizačního schéma firmy.
Zní to příliš složitě? Jsme tu pro vás. Rádi vám pomůžeme najít tu správnou cestu pro Vaši firmu. Vaši VLASTNÍ cestu.
