Performance management – Jak nejlépe uplatnit dovednosti Interim manažera

Posláním interim manažera zaměřeného na performance management je zvýšit výkon a využít vaše interní a externí zdroje (prostorové, finanční, lidské, časové, technologické, procesní…) na maximum. Zjistěte, zda je to pro vás vhodné.

• Jak poznám, že je čas na externí pomoc?
• Proč pozvat interim manažera?
• Jaká je role interim manažera ve firmě?
• Jak zjistím, jaký typ interimu potřebuji – krizový nebo rozvojový?
• Proč je někdy výhodnější interim než kmenový zaměstnanec?
• Jak rychle mohu najít interim manažera?
• Jak je vnímán interim manažer při vstupu do firmy?

Kdy se poohlédnout po Interim Performance manažerovi?

Situací je hodně, kdy je z hlediska znalostí, kapacit a také i z hlediska ekonomického je nejlepší řešení využít interim manažera. K jednotlivým situacích bych dodal, že vždy když potřebujete náročnější změnu, je lepší využít interim manažera. Tam kde očekáváte vznik alibi, bariér neochoty. Prostě budou vznikat konflikty. Přikládám další vhodné situace, kdy performance management orientovaný manažer je pro Vás ten pravý:

• Potřebujete zlepšit výkonnost a výsledky vaší organizace.
• Chcete optimalizovat využití interních a externích zdrojů, včetně lidí, technologií a procesů.
• Myslíte si, že jste dosáhli maximální kapacity ve výrobě.
• Máte zmatek ve výrobě – výroba neví, kolik. kdy a čeho má vyrobit.
• Nevyvážená výroba, oddělení musí mezi sebou čekat na předchozí oddělení.
• Chybí online sledování výsledků výroby.
• Nejsou přesně definovány denní cíle pro každého zaměstnance.
• Neúměrně velké množství rozpracované výroby.
• Zákazníci dostávají objednávky se zpožděním.
• Nutné nadčasy pro včasné splnění objednávek.
• Kolísající kvalita výroby.
• Velké množství zásob.
• Celkový nepořádek na pracovišti.
• Plýtvání časem a zdroji, čekáním, nadvýrobou, chůzí, přenášením věcí …

Performance interim management je založen na datech a pozorování (Gemba walk). Vkládá do vaší firmy know-how, které získával po celé roky. Jde tou nejkratší a efektivní cestou k výsledku.

Jak postupovat a čeho je možné dosáhnout?

Přáním každého manažera je udržet ve firmě co nejvyšší požadovaný výkon. Vlastně chceme aplikovat performance management (vykonový management), abychom dosáhli jasného a měřitelného výkonu za vložené zdroje. To dokáže zajistit pouze zkušený jedinec.

Pokud chcete dosáhnout maximálního výkonu a efektivně využívat své zdroje (finanční, lidské, časové i prostorové), najměte si interim manažera, který zvýšil výkon v desítkách firem a ví, kde a jak začít. Má předem stanovené kroky ověřené praxí, jimiž postupuje. Je možné dosáhnout

10% až 50%
zlepšení v definovaných oblastech v období
9-12 měsíců.

K stabilizaci je potřebných dalších 6 až 12 měsíců v různé intenzitě a typu vstupu.

Podívejme se společně, jak využít znalosti a zkušenosti interim manažera a jak zvýšit výkon a efektivitu vaši firmy.

Pokud se ve firmě setkáváte s reakcemi na nové impulsy, nebo s návrhy na změny v této podobě:

• “Tak jsme to vždy dělali, proč to měnit?”
• “To nebude fungovat.”
• “To nejde.”
• “Na to nemáme čas.”
• “A to my se rádi projdeme.”
• “To si jako mám fakt udělat pořádek.”
• “To je dobrý, na to mi nesahej.”

Právě nastal čas najmout Interim Performance Managera. Je potřeba změnit nastavení kultury a myšlení, které se u vás zakotvilo jako standard.

Je to podobné jako s dětmi – jste s nimi každý den a jednoho dne zjistíte, že jsou najednou teenagery a za chvíli se chtějí osamostatnit. Protože s nimi trávíte stále čas, nevšímáte si drobných změn, které probíhají velmi pomalu a v malých krocích. Stejně je to i ve firmě. Neustále probíhají malé změny a záleží jenom na vedení společnosti jestli týto změny směrují k rozvoji.

Podobně to může být i ve firmě kde se určité stavy stávají součástí běžného pracovního dne.

• Krabice, která stojí roky v koutě.
• Technik, který denně hledá nářadí.
• Stroj, který každý týden opravujete, a příčina není odstraněna.
• Zákazník, který se stále ptá na totéž dokola.
• Nevyřešené zakázky, na které zákazník čeká a neví, kdy je dostane.
• Nevyplněné reporty, nekvalitní data, dáta bez reálneho výsledku.
• Úlohy které nejsou dokončené včas
• Zaměstnanci přeskakují z úkolu na úkol.

Tyto stavy vám už nepřijdou jako chybné. Stávají se normou podle které se určuje výkon a kvalita.

Uvědomte si, že buď se rozvíjíte, nebo stojíte na místě a stagnujete. V horším případě pomalu klesáte, aniž byste si toho všimli, až narazíte na první problémy. Vaše loď začíná drhnout o dno.

Zde vám může pomoci zkušený manažer – interim manager – který se na vaše “dítě” (firmu) podívá s odstupem a pomůže vám překalibrovat vaše vnímání, obraz a zvuk na aktuální stav. Interim manager má již něco odžito a dokáže vám poradit v různých oblastech, případně doporučit specialistu v daném oboru. Nahradí vám dočasně a rychle chybějící kapacity ve vašem týmu. Obvykle se jedná o oddělení, operations, engineering, logistics, quality, customer care, finance, SCM, sales…

Budovat tým trvá dlouho a vyžaduje to mnoho investic s nejistým výsledkem.

Proto, když dělám interim manažera, tak mi klienti říkají, že vím co dělám a hned vidí výsledky. Osobně rád využívám techniky Lean manufacturing jako jsou 5S, 8 typů plýtvání, vizuální řízení, Kaizen – neustálé zlepšování procesů a Pareto analýzu pro základní datovou analýzu k určení, kam se zaměřit.

Ujistěte se, že váš postup je srozumitelný pro každého zaměstnance zapojeného do procesu. I když máte vše promyšlené a máte představu, jak to má fungovat, nemusí každý pod vámi tomu rozumět.

Váš pohled z helikoptéry je vhodný pro vás. Střední management řeší výzvy, jako je to, kdo, kduy a co udělá, jak si vyžádat kapacity, jaká je struktura oddělení a kdo je vedoucí ……

Nepředpokládejte, že každý automaticky chápe vaše myšlenky. Buďte trpěliví, nechte prostor pro otázky a ujišťujte se, že všichni mají jasno. Nechte si na porozumění čas, ne každý může mít stejný tempo. Pokud není postup od A do Z přesně definovaný, může vzniknout chaos a nespokojenost a frustrace. Múžete stratit i loajální a kvalifikované zaměstnance.

Postup performance interim manažera

Obvyklý postup, který se osvědčil v praxi, je:

1. Nastavit finance (finanční kontroling).
2. Definovat základní KPI (klíčové ukazatele výkonnosti) – data, která jsou klíčová pro dané oddělení.
3. Potvrdit strukturu řízení (organizační struktura s přesně definovanými výstupy a odpovědnostmi).
4. Zavést metodiky štíhlé výroby (představit, implementovat a dodržovat).
5. Umožnit kulturu sebaprezentace (nechat lidi prezentovat jejich úspěchy a dosažené milníky).

Při práci interim performance managera je základním pravidlem mít správná čísla. Tato čísla musí být stejná pro každého. Osvědčilo se mi používat základní pravidlo.

Co můžete změřit, to můžete také změnit a zlepšit.

Případová studie interim manažer:

Společnost poskytovala servisní služby pro OEM. Na skladě se nahromadilo přes 10 000 kusů zařízení k opravě. Tento stav trval již 10 měsíců, ačkoliv proběhlo několik neúspěšných pokusů situaci změnit. OEM si mně najal jako externího Vendor-performance managera (interim managera) a představil mě dodavateli. Původní projekt na 6 měsíců se prodloužil na 6 let.

U dodavatele jsme zavedli denní analýzu ve formě Paretto tabulky s pravidlem 80-20. To vedlo k odhalení hlavních příčin stávající situace. Následně jsme pokračovali v nastavení priorit, korektivních opatření a výsledek byl snížení počtu výrobků čekajících na opravu z původních 10 000 kusů na 1300 za období 8 týdnů. Postavili jsme dočasnou výrobní kapacitu a přerozdělili 9000 kusů na 8 týdnů.

Snížili jsme WIP o 90%. Uvolnila se standardní výrobní kapacita, což vedlo k snížení stresu a tlaku od zákazníka.

Všechny předchozí pokusy selhaly z důvodu nekompetentnosti personálu dodavatele a neochoty věnovat čas a energii řešení daného problému. Tento stav stál OEM (výrobce produktu) jednotky milionů EUR ve formě finančních ztrát a obrovská ztráta důvěry u spotřebitelů.

Interim přivede nové myšlenky a zavede je do praxe.

Jeho práce je naprosto měřitelná a můžete získat tyto uvedené výsledky z reálné praxe:

• Rozšíření výrobního závodu z 800 na 2000 lidí.
• Převod firmy z červených čísel do černých během 6 měsíců.
• Snížení WIP o 60 % během 2 až 6 měsíců.
• Redukce zařízení čekajících na díly až o 90 %.
• 3x zvýšení produktivity během 5 dnů – na definovaných pozicích a pracovištích.
• Zvýšení kapacity – méně času na jednotlivé kroky při výrobě (snížení touch time).
• Zlepšení efektivity – méně lidí a zvýšená produkce na zaměstnance. Buďte připraveni propustit nadbytečné zaměstnance, nebo je přesunout na jiné projekty.
• Snížení zmetkovitosti a tím zlepšení kvality – ušetřete čas produkcí kvalitních výrobků. Odstránite neproduktivní čas a zastavíte výrobu zmatků. Získáte kapacitu a čas tím, že nepotřebujete opravovat chyby.
• Méně, ideálně žádné stížnosti od zákazníků – zlepšení reputace u odběratelů a získání jejich důvěry.
• Dodávání včas a v požadovaných množstvích – přesný výrobní plán dodává výrobě důvěru, jistotu a umožňuje jasné a přesné plánování.
• Celkové snížení stresu a zaměření na důležité strategické cíle – vytvoření tvůrčí firemní kultury.

Interimní manažer vám dočasně dodává chybějící odbornost. Zaměříme se na finančné výsledky (příjem vs. náklady P&L), výrobní (objednaná množství vs. dodaná vs. lead time), kvalitu (zmetkovost a šrotovost) a efektivitu (vyrobené množství na operátora).

Interim manažer – performance specialista vám přinese hotové informace, znalosti a zkušenosti, které ve firmě zůstanou jako jeho odkaz. Interim manažer realizuje projekty a zlepšuje postupy ve váš prospěch – je na vaší straně a hájí vaše zájmy. Jsme spolu na jedné lodi.