Pandemie COVID-19 zasáhla celou Českou republiku. Nikdo z podnikatelů a manažerů ji rozhodně nepřivolával. Někteří manažeři a zaměstnanci možná vítají změny pracovního režimu, avšak po opadnutí radosti s nuceného Home office je třeba začít řešit následky. Kolik závazků zákazníkům nesplním, co s námi může udělat druhotná platební neschopnost apod. Prostě je zde krizový stav, který jsme nezažili a je nutné jej řešit ihned. Málokterá firma bude mít ve svém management systému krizový scénář na pandemii. Vlastně ani vláda sama neví, jaká pravidla má nastavit pro případ celorepublikové karantény. Zní to divně, zvláště poté, co máme scénáře pro ochranu obyvatel. Vládu nezměníme, ale naši firmu musíme řídit. Jak postupovat v krizovém stavu?
Zásada krizového řízení
Závisí na tom, o jaký krizový stav se jedná. Přicházíte o zákazníky, zakázky, nebo jste pod nedostatkem času, nebo může dojít k poškození okolního prostředí, nebo rizika na zdraví lidí. Ve všech těchto případech platí, že stav nemůže zůstat stejný jako dosud. Hlavní zásada krizového řízení je, že:
Čím později uděláte opatření, o to déle bude trvat riziko nebo vznikat ztráty.
(Pozn: Asociace malých a středních podniků reagovala rychle a připravila opatření před koronavirem pro firmy. Doporučuji přečíst.) Každé opatření vyžaduje dobu zavedení. I opatření Vám bere čas, náklady a energii pracovníků. Od zavedení běží další doba do první odezvy nebo zjištění účinku opatření v praxi. Výsledek některých opatření můžeme poznat až za měsíce. Příkladem může být redukce pronajatých prostor. Od rozhodnutí změnit prostory je dlouhá cesta – dohody s pronajímatelem, výpovědní lhůta, vyklízení, stěhování apod. Účinek změny prostor pocítíte ve výsledcích až po několik měsících.
Váhat se prostě nevyplácí. Na druhou stranu není vhodné dělat ukvapená rozhodnutí. Začněte ihned pracovat. Dejte dohromady fakta, potenciální vývoj událostí a odhadněte dopady. Podle typu krizového stavu můžete začít například takto:
Prověřte zakázky
Zakázky rozhodují o našich příjmech. Zkontrolujte jejich stav a kolik příjmů jsou schopny Vám vygenerovat. Nikdy nepočítejte jen s jednou variantou. Raději uvažujte o pesimistické, optimističtější variantě a nebo o pravděpodobné variantě. V praxi většinou nemáte tolik času a tak Ti, kteří znají zákazníky a rozumí zakázkám, určují pravděpodobnou variantu. Podle typu firmy je důležité vědět:
- kolik zakázek proběhne dle dohodnutých podmínek
- kolik jich nebude možné splnit částečně nebo vůbec
- kde nám hrozí penále a kolik
- kde může dojít k ukončení smlouvy
- …
Ne vždy musí platit, že se budou realizovat především zakázky s největším finančním přínosem. Svou roli také hrají potenciální zakázky a vztah se zákazníkem, energie na dotažení zakázky, dostupnost materiálu apod.
TIP: Je dobré vědět, jak se plnění závazků vůči zákazníkům řeší např. v době nouzového stavu, který vyhlásí vláda. Naše spolupracující advokátní kancelář připravila Neplnění závazků v důsledku pandemie COVID-19.
Uvědomte si vztah k zákazníkovi
Ne každý zákazník bude stát za dveřmi a trvat na své zakázce. S každým zákazníkem máte jiný vztah. Někdo je ochoten pochopit problémy ve výrobě, jiný ne. Vytipujte si zákazníky, se kterými je možné jednat o změnách nebo mají možnost zakázku posunout, případně ji převzít jen částečně.
Spočítejte finanční následky
Finance jsou zásadní zdroj přežití firmy. Zkrátka peníze řídí, zda firma přežije nebo ne. Ihned od začátku je třeba vzít finanční plán a identifikovat:
- náklady nutné pro zajištění zakázek – materiál, technologie, …
- náklady nutné pro provoz firmy – energie, internet, …
- náklady zbytečné – SW licence, sportovní den, školení, ….
- …další důležité podle kontextu firmy
Co opravdu nepotřebujete, ihned eliminujte. Sledujte, jak se každé opatření projeví ve financích. Každý týden nebo v jinou vhodnou periodu kontrolujte, zda opatření opravdu přinesla potřebné úspory nebo příjmy.
Spočítejte, a vyznačte si křivku, kdy se příjmy protnou s náklady. Tedy kdy se dostanete do ztráty.
Pokud nemáte plán, jak ve vymezené době dostat příjmy nad náklady, začněte zvažovat ukončení existence. Doufat, že se něco samo změní, je naivní.
Klíčoví pracovníci
Ihned v závěsu za financemi jsou lidé. Jedině lidé jsou schopni změnit jakýkoli stav. Vím, že bych je měl dát spíše na první místo, protože lidé tvoří nápady a realizují každé opatření. Dávám je až na druhé místo, protože i oni bez peněz přežijí jen omezenou dobu. Jestli nebudeme mít způsob, jak jim zajistit peníze, nebudou moci pro firmu pracovat.
Identifikujte tzv. klíčové pracovníky. Ty, kteří drží know how firmy nebo jsou aktivní, mají nápady nebo mají specifické dovednosti. Tyto pracovníky zapojte do přípravy krizového plánu. Rozšiřte jim odpovědnost v rámci opatření. Jsou to právě Oni, kteří Vás mohou z krize vyvést.
Krizi si zaměstnanci uvědomí velmi rychle. Má většinou silný dopad na snížení jejich jistoty na udržení stávajícího standardu života. S každým opatřením, které chcete udělat, hledejte, jak posílíte jistotu zaměstnanců, že krizi zvládnete. Tady zásadní roli hraje komunikace. Jí se budu věnovat v dalším článku.
