4 příklady, kdy nefungují jasná řešení
Jaké tedy mohou být ty situace, které přilákají pozornost? A jaká jsou ta často navrhovaná řešení?
„Naši pracovníci si neumějí zorganizovat čas. Takže je musíme poslat na kurz time-managementu.“
„Už jsme napsali 25 směrnic, každá má aspoň 22 stránek, jsme pašáci. Zavedli jsme tedy procesní řízení. Všechno se tím vyřeší!“
„Tak na ten problém použijte nástroj 5x Proč. Přece musíte zjistit viníka.“
„Koupíme ten software za 3 miliony, kolega z mastermind skupiny to implementoval a zvýšilo jim to tržby o 25 %!“
Podívejme se na tyto příklady podrobněji.
Příklad první – time management
„Nestíhající“ pracovníci se pošlou na kurz time-managementu. Ovšem polovina z nich tam nedorazí, protože mají velké množství operativních úkolů. Pro ostatní je přínos minimální, kurz totiž neřeší příčinu problému, kterou je právě operativa, kterou jsou zahlceni. Přetížení lidé dělají více chyb, což celou situaci ještě zhoršuje. Poučkami typu „e-mailovou schránku si kontrolujte maximálně 2x za den“ je kurz akorát znechutí, protože právě v jejich firmě veškerá komunikace funguje – překvapivě – přes e-mail.
Příklad druhý – procesní řízení
Zaměstnanec je navíc ke své agendě pověřen sepsáním směrnic, aniž by obdržel další informace, mentoring, školení, nebo vysvětlení účelu své práce. Dokumentaci vytvoří takříkajíc od stolu v souladu s informacemi, které dostal od majitele s jasným pokynem: „Takhle chci, aby to fungovalo!“. Vedení firmy získá pocit, že „už máme ty procesy“, a že vše se jaksi zázrakem vyřešilo. Nicméně jediným výstupem jsou dokumenty, o jejichž existenci téměř nikdo neví, jejich spolehlivost není příliš vysoká a účel velmi sporný. A pravděpodobně v procesech a činnostech samotných k žádnému zlepšení nedošlo.
Příklad třetí – najděte viníka
Tento příklad se zjišťováním viníka se mi ani nechce komentovat, nicméně i tak se do toho pustím. Na tomhle je špatně úplně všechno. Principy štíhlého a efektivního řízení mají vycházet z řízení odchylek. Co to konkrétně znamená? Znamená to, že rozumím svému procesu, jeho vstupům, výstupům, měřím jeho výkonnost – a jakmile narazím na nestandardní situaci, problém, chybu, zákaznickou reklamaci atd., řeším ji pomocí např. týmových nástrojů a hledám příčinu problému. Ne viníka. Konkrétně nástroj 5x Proč je velmi užitečný – a budeme-li se ptát dostatečně chytře a dostatečně dlouho, stane se toto dotazování zdrojem informací o činnosti firmy a možnostech řešení.
Příklad čtvrtý – koupíme SW
Ten vychází z aktuálně velmi populárních svépomocných skupin podnikatelů, kteří sdílejí své know-how mezi sebou, příp. s přispěním odborníků, kteří jsou do skupiny přizváni jako externí konzultanti. Je nezbytné, aby podnikatelé, zejména samostatní vlastníci, měli přístup k podobně smýšlejícím podnikatelům. Je to pro ně přínosné jako bezpečný prostor pro sdílení svých obav a aktuálních potíží a slouží jim také jako velká inspirace. Tyto expertní nebo mastermind skupiny nemusejí vždy splňovat individuální požadavky na řešení konkrétních problémů. Je třeba se mít na pozoru – to, že nástroj v jiné firmě vyřešil problém, jehož projevy vypadají podobně jako ten náš, vůbec neznamená, že je vhodný i pro naši situaci. Nicméně tato setkání mohou značně rozšířit obzory, pomoci vidět věci v širších souvislostech.
Proč nefungují manažerská řešení
Co mají všechny tyto příklady společného? To, že nevíme, že pracujeme s příčinou, protože neproběhla podrobná analýza problému. Samozřejmě, že naznačená řešení (tedy mimo hledání viníka…) mohou být správnou cestou. Ale to nebudeme vědět, dokud nebudeme rozumět příčině.
Je vhodné u každého problému se snažit získat co nejvíce objektivních informací. Dalším krokem je vytvořit systém řešení a opatření, která nám pomohou s problémem pracovat. Co konkrétně to znamená? Vytvořit například bezpečné prostředí, ve kterém zaměstnanci sami přicházejí se systémovými změnami, mají možnost mluvit o svých nápadech, sdílet je a dotáhnout je k řešení.
Je důležité si uvědomit, že trvalá řešení nebývají obvykle ihned po ruce, nemůžeme čekat, že všechny problémy ihned a trvale vyřešíme. Musíme počítat s tím, že mnoho problémů, resp. jejich řešení, zabere mnohem více času, než se zpočátku zdálo. A může se také stát, že řešení samotné zasáhne skutečně hluboko do struktur a situace ve firmě. Na tohle všechno musejí být majitelé a manažeři ve firmách připravení a tam také je jejich úloha. Nikoliv v řešení operativy a mikromanagementu.
Vedení lidí a firem je práce. Někdy úžasná, někdy moc těžká. Podle mě je nejtěžší v životě rozeznat, kdy potřebujeme pomoci od ostatních, přiznat si to, a o pomoc si říct.
