Změna většinou začíná skvělým nápadem. Autor se pro něj nadchne, jak by ne, vždyť to sám vymyslel. Vypočítá si všechny přínosy, které zcela jistě převýší náklady potřebné pro realizaci změny. Přesvědčen vlastním nadšením se vrhne do komunikace ostatním. Domnívá se, že ostatní hned jak uslyší změnu a její přínosy, se zapálí stejným ohněm nadšení jako on, jenže tady ho často čeká studená sprcha.
Komu dává změna smysl
Nejhorší je si myslet, že když Vám změna dává smysl, tak ostatní to také přivítají s otevřenou náručí. Tuto chybu dělá 99% lidi. Přesvědčil jsem se o tom na trénincích komunikace, které vedu více jak 14 let. Většinou se to projevuje tak, že autor na posluchače vychrlí, jakou změnu mají realizovat, a pak dokládá důkazy o tom, jak je změna skvělá. Vlastně jen tlačí a tluče ostatní sérií argumentů. Ti po určité době rezignují a vše odsouhlasí. Reálně nic neudělají a připraví sérii výmluv, alibi proč změnu nešlo “zatím” realizovat (zatím = nikdy). Tímto způsobem si často zabouchnete dveře a již nikdy s daným týmem změnu nezavedete. Pokud změnu zásadně potřebujete, pak je pro její zavedení potřeba vyměnit tým.
Je dobré si uvědomit, že například Češi jsou skvělí vyhledavači rizikových míst a tedy kritiky jakéhokoli řešení, není-li jejich vlastní.
Opravdu zavést změnu do praxe vyžaduje mistrné komunikační dovednosti a předem připravený plán a strategii. Jakmile jednou změnu vypustíte z úst, už není cesty zpět. Zde se chyby neodpouští. Když se to nepovede, máte už jen 3 možnosti:
delší dobu počkat
upustit od změny
zkusit to s někým jiným
Plán komunikace změny
Asi už cítíte, že komunikace změny je velmi náročná. Logicky si položíte otázku – “Mám na každou změnu připravovat plán a strategii její komunikace?” Samozřejmě, že ne!
Žádný plán komunikace nemusíte chystat tam, kde má cílová skupina pro realizaci změny tyto atributy:
- Změna je blízká jejich rutině
- Sami změnu iniciovali
- Přínosy jsou tak lákavé a tak na dosah, že po nich sami rádi skočí
- …
Naopak komunikaci musíte věnovat zvláštní pozornost tam, kde:
- Změna vyvolává odpor
- Už několikrát změna dopadla neúspěchem
- Dochází ke střetu zájmů
- Je silné riziko ohrožení jejich návyků
- …
Pozornost je potřeba věnovat tam, kde dochází k novému a k potřebě opuštění komfortní zóny. Změna v tomto případě u většiny lidí vyvolává obavy, odpor, negativní emoce. Vzniká bariéra, kterou si můžete představit jako zeď. Zeď, kterou musí lidé překonat. Čím více budete přidávat nových informací, tím vyšší zeď pomůžete stavět. Čím vyšší bude zeď pro ostatní, tím vyšší riziko mají, že z ní spadnou nebo ji vůbec nebudou chtít překonat.
Jak komunikovat změnu
Nelze napsat zcela univerzální návod na komunikaci. K dosažení praktických výsledků je třeba mít znalosti a správně identifikovat situace s ohledem na cílovou skupinu. Přesto je dobré se držet tohoto malého návodu:
- Zjistěte si postoje posluchačů ke změně – pozor, vedete-li tým, budete mít více postojů
- Odhalte, kolik nových znalostí a úsilí musí posluchači vynaložit pro dosažení změny – pak najděte způsob, jak jim pomoci (ne to udělat za ně!)
- Vytvořte individuální, případně týmový, motiv pro překonání změny
- Rozložte změnu na menší změny – “zeď” změny rozložte na malé schody, tak, aby po nich mohli snáze vyjít
- Začněte komunikaci změny s těmi, pro které je změna snadnější, udělejte z nich své spojence
- Za každý zvládnutý schod nezapomeňte na pochvalu
- Ověřte si, že nové informace dávají cílové skupině smysl a že je opravdu pochopili
- Sám se iniciativně zapojte do realizace změny
- Nikdy netlačte na pilu, každý člověk zvládá nové věci jinak
- …
Těch pravidel pro komunikaci změny je více. Hodně závisí na situaci, kterou máte. Tak například v krizové situaci (ale ne v každé) můžete zcela vypustit postupné schody komunikace a změňte prostředí tak, že se musí ostatní přizpůsobit. Nepodporujte diskuse a jen dokládejte přínosy. V krizi jde firmě i zaměstnancům o přežití a jsou ochotni se spojit a zrealizovat téměř cokoliv.
Zvládnout komunikaci změny vyžaduje praxi. Tady mohu vřele doporučit specializované tréninky, ale takové, kde musíte komunikovat vlastní případy a zvládnout je po stránce obsahové i neverbální. Změna potřebuje náboj pro realizaci a k němu pomáhá zapálení a tedy emoce.
Co dodat závěrem? Nejlepší pro realizaci změny je ji připravit a komunikovat tak, že:
ostatní si ani neuvědomí, že nějakou změnu realizují.
