Volat poradce: +420 737 279 917
logo_vlastnicesta
VOLAT PORADCE: +420 737 279 917
Search
Close this search box.

Automatizované administrativní procesy

Automatizace_administrativy

Posláním každé organizace je dodávat kvalitní produkty, služby a také dosahovat zisku. Úspory a snižování nákladů jsou jednou z cest, jak mohou firmy dosáhnout vysokého výkonu. Zlatý důl úspor je schován ve zvyšování efektivity v administrativních a podpůrných činnostech. Začne-li firma pracovat digitálně a činnosti, u kterých nemusí být přítomen člověk, automatizuje, může uspořit až 50% nákladů. Nákladů, které jsou s administrativou spojené.

Průmyslová automatizace přinesla principy efektivity do administrativy

Dříve se pozornost managementu ubírala především na výrobu. Snahou bylo automatizovat těžkou a nebezpečnou práci. Snížit výrobní náklady na minimum a zajistit konkurenceschopnou cenu produktu. Jenže do nákladů a tedy ceny produktů se výrazně promítají všechny kancelářské, administrativní činnosti. Ty odčerpávají ve firmách velké objemy práce, tedy času a peněz. Jsou však zároveň pro firmy klíčové a to zejména proto, že:

  • administrativní činnosti jsou závislé na práci lidí
  • administrativní činnosti využívají mnoho systémových a softwarových řešení, které nejsou mezi sebou propojené
  • administrativní činnosti jsou podporovány papírovou dokumentací, tiskem dokumentů, jejich fyzickou archivací a správou

V dnešní době je již překonána správa papírové dokumentace, práce lidí na rutinních úkolech a omezené využívání mnoha systémů bez využití jejich plného potenciálu. 

Moderní přístupy k řízení nejen administrativních činností si zakládají na prvcích Industry 4.0:

  • digitalizaci v oblasti řízené dokumentace
  • automatizovaném řízení workflow
  • automatizaci jakéhokoli typu úkolu
  • automatizovaném anebo poloautomatizovaném sběru dat potřebných pro efektivní řízení
  • automatizovaném zpracování reportů, které podporují cíle a strategii oddělení a firmy

Automatizace používaná ve výrobě a roky optimalizovaná se dá z velké části využít v administartivě. Dokonce s sebou nese i takové přínosy, jako je zrychlení toku informací firmou, efektivnější rozhodování, vyšší produktivitu práce a vyšší kvalitu výstupů.

Uspořte až 50% administrativních nákladů 

Organizace mohou výše uvedeným získat nejenom úsporu v řádu desítek procent. Mohou si také zajistit mnoho souvisejících benefitů:

  • je vykonávána pouze taková práce, která je nutná a potřebná
  • lidé mají čas na tvorbu hodnot, nejsou zahlceni rutinou, kterou zvládne zpracovat počítač
  • pracovníci jsou v práci spokojenější, mohou být kreativnější, mají méně stresu
  • systémy a softwary jsou využívány na maximum, odhaluje se jejich potenciál a více se vyplatí investované peníze
  • management se soustředí na řízení a rychlé rozhodování na základě kvalitně zpracovaných dat a reportů

Přístup k digitalizaci a automatizaci musí být individuální a cesta musí být postupná. každá firma je jiná a její zaměstnanci mají jiné kompetence. Vždy je potřeba respektovat interní procesy, pracovníky, strategie a vize firmy. Bez budování kultury a souvisejících prvků nelze úspěšně digitalizaci a automatizaci prosazovat. Proto vám můžeme nabídnout spolupráci v těchto oblastech s digitalizací a automatizací v administrativě spojených:

  • odborné poradenství v otázkách metodiky a postupu
  • školení spojená s individuálními systémy, zejména pak s MS365
  • přípravu automatizovaného sběru dat a jejich zpracování v souladu s metrikami, KPI a cíli
  • odborné poradentsví v oblasti technologických možností (sběr dat, automatizace, DMS)
  • přípravu prostředí pro automatizované workflow, reportování, DMS v MS365 (Sharepoint, Teams, PowerBI, aj.)
  • přípravu a programování individuálních reportů v PowerBI
  • provedení personálních a procesních auditů s cílem identifikace potenciálu automatizace, úspor, zvýšení produktivity, apod.

Připravil/a

Sdílejte

Mohlo by Vás zajímat