Posláním každé organizace je dodávat kvalitní produkty, služby a také dosahovat zisku. Úspory a snižování nákladů jsou jednou z cest, jak mohou firmy dosáhnout vysokého výkonu. Zlatý důl úspor je schován ve zvyšování efektivity v administrativních a podpůrných činnostech. Začne-li firma pracovat digitálně a činnosti, u kterých nemusí být přítomen člověk, automatizuje, může uspořit až 50% nákladů. Nákladů, které jsou s administrativou spojené.
Průmyslová automatizace přinesla principy efektivity do administrativy
Dříve se pozornost managementu ubírala především na výrobu. Snahou bylo automatizovat těžkou a nebezpečnou práci. Snížit výrobní náklady na minimum a zajistit konkurenceschopnou cenu produktu. Jenže do nákladů a tedy ceny produktů se výrazně promítají všechny kancelářské, administrativní činnosti. Ty odčerpávají ve firmách velké objemy práce, tedy času a peněz. Jsou však zároveň pro firmy klíčové a to zejména proto, že:
- administrativní činnosti jsou závislé na práci lidí
- administrativní činnosti využívají mnoho systémových a softwarových řešení, které nejsou mezi sebou propojené
- administrativní činnosti jsou podporovány papírovou dokumentací, tiskem dokumentů, jejich fyzickou archivací a správou
V dnešní době je již překonána správa papírové dokumentace, práce lidí na rutinních úkolech a omezené využívání mnoha systémů bez využití jejich plného potenciálu.
Moderní přístupy k řízení nejen administrativních činností si zakládají na prvcích Industry 4.0:
- digitalizaci v oblasti řízené dokumentace
- automatizovaném řízení workflow
- automatizaci jakéhokoli typu úkolu
- automatizovaném anebo poloautomatizovaném sběru dat potřebných pro efektivní řízení
- automatizovaném zpracování reportů, které podporují cíle a strategii oddělení a firmy
Automatizace používaná ve výrobě a roky optimalizovaná se dá z velké části využít v administartivě. Dokonce s sebou nese i takové přínosy, jako je zrychlení toku informací firmou, efektivnější rozhodování, vyšší produktivitu práce a vyšší kvalitu výstupů.
Uspořte až 50% administrativních nákladů
Organizace mohou výše uvedeným získat nejenom úsporu v řádu desítek procent. Mohou si také zajistit mnoho souvisejících benefitů:
- je vykonávána pouze taková práce, která je nutná a potřebná
- lidé mají čas na tvorbu hodnot, nejsou zahlceni rutinou, kterou zvládne zpracovat počítač
- pracovníci jsou v práci spokojenější, mohou být kreativnější, mají méně stresu
- systémy a softwary jsou využívány na maximum, odhaluje se jejich potenciál a více se vyplatí investované peníze
- management se soustředí na řízení a rychlé rozhodování na základě kvalitně zpracovaných dat a reportů
Přístup k digitalizaci a automatizaci musí být individuální a cesta musí být postupná. každá firma je jiná a její zaměstnanci mají jiné kompetence. Vždy je potřeba respektovat interní procesy, pracovníky, strategie a vize firmy. Bez budování kultury a souvisejících prvků nelze úspěšně digitalizaci a automatizaci prosazovat. Proto vám můžeme nabídnout spolupráci v těchto oblastech s digitalizací a automatizací v administrativě spojených:
- odborné poradenství v otázkách metodiky a postupu
- školení spojená s individuálními systémy, zejména pak s MS365
- přípravu automatizovaného sběru dat a jejich zpracování v souladu s metrikami, KPI a cíli
- odborné poradentsví v oblasti technologických možností (sběr dat, automatizace, DMS)
- přípravu prostředí pro automatizované workflow, reportování, DMS v MS365 (Sharepoint, Teams, PowerBI, aj.)
- přípravu a programování individuálních reportů v PowerBI
- provedení personálních a procesních auditů s cílem identifikace potenciálu automatizace, úspor, zvýšení produktivity, apod.
