Počet zakázek klesl o 50%. Zákazníci zpožďují platby. Dodavatelé vyžadují až 100% zálohy na materiál apod. Nálada pracovníků klesá a všichni vidí neutěšený stav. V takovém firemním klima se špatně motivuje k požadovaným výkonům. Manažeři a vedoucí se ptají – Co máme říci lidem? Tato otázka svědčí o tom, že firma nedostatečně komunikuje uvnitř firmy anebo vůbec se nezamyslela nad procesem interní komunikace.
Interní komunikace – co a kdy komunikovat
Vše by mělo fungovat tak, že vedoucí včas ví jaké informace mají sdělit při prvním poklesu objednávek. Takové situace se většinou objevují v malých firmách, kde u jednoho pracovníka (většinou ještě u majitele) se kumuluje více funkcí. Běžně si tito lidé kladou otázky CO, JAK a KDY komunikovat např. v těchto situacích:
- odchod klíčového pracovníka
- pokles výroby
- ukončení smlouvy největšího klienta
- úraz na pracovišti
- šikana na pracovišti
- haraschment
- vznik krize
- apod.
Samozřejmě nemůže zůstat jen u sdělení. Je třeba udělat následné akce, aby se eliminovaly potenciální škody. K tomu všemu slouží jasně definovaný proces interní komunikace. Vyžaduje jej i norma ISO 9001. Ta však jen říká:
“Vrcholové vedení musí zajistit vytváření příslušných komunikačních cest v rámci organizace a fungování komunikace týkající se efektivnosti systému managementu kvality.“
Norma Vám vůbec neřekne JAK. Navýš procesy ve firmě zavádí pracovníci orientovaní na kvalitu (produktů, systému apod.). Nejsou to tedy pracovníci s komunikačním tréninkem a neví jak správně komunikovat a samozřejmě jak správně nastavit proces interní komunikace.
Naopak firma, která trénuje na komunikaci neumí modelovat procesy a systémy. Ideální by byl poradce kvalitář s praxí v komunikaci a Public Relations. Takového poradce máme, a proto Vám nabízíme vypracování procesu interní a případně krizové komunikace.
Nabídka na zpracování procesu interní komunikace
Zpracujeme Vám proces interní komunikace v souladu s Vašim systémem řízení. Nastavíme Vám nezbytné prvky a způsoby interní komunikace. Vše připravujeme s ohledem na povahu a zvyklosti Vaší firmy. Návrhy jsou přizpůsobeny dle stylu řízení a potřebám oboru podnikání. Poradce Vám rozvněž vysvětlí všechny aspekty interní komunikace a sdělí své zkušenosti.
Průběh realizace přípravy procesu:
Příprava procesu proběhne na společném jednání se zástupcem zákazníka (doporučujeme účast majitele, ředitele, případně celého vrcholového managementu). Společně bude připraven:
- popis aktuálního stavu firmy z hlediska interní komunikace
- průběhu procesu – flowchart – v grafické podobě s využitím MS Visio viz. např. ISO moderně
- popis hlavních pravidel komunikace
- návrh vhodných komunikačních nástrojů
- zpracování plánu interní komunikace
- doporučení poradce
- apod.
Všechny aktivity jsou realizovány v souladu s aktuálními požadavky zákazníka. Popis procesu interní komunikace bude předán ve formátech – vsd, jpg, html, doc.
Předpokládaná doba realizace procesu:
Malá firma (cca 10 – 30 pracovníků) – 8 – 16 hod
Střední až velká firmy (cca 30 – 1000 pracovníků) – 16 – 50 hod
Přínosy procesu interní komunikace
- Jasné a přehledné grafické znázornění procesu interní komunikace
- Vyjasnění odpovědností za komunikaci
- Nastavení nezbytných informačních toků
- Výběr vhodných komunikačních nástrojů
- Získání základních znalostí interní komunikace
- Pravidla interní komunikace
- Plán interní komunikace
- Pracovníci získají odborný pohled a nové zkušenosti od poradce (praktický trénink/školení)
- další dle dohody a potřeb
Rozpočet zpracování procesu interní komunikace
Cena za zpracování procesu interní komunikace se pohybuje:
- od 20.000 Kč pro malé firmy (cca 10 – 30 pracovníků)
- od 40.000 Kč pro střední a velké firmy (cca 30 – 1000 pracovníků)
Cena je závislá na rozsahu a složitosti firmy, počtu procesů a potřeb zákazníka.
Máte-li zájem o “Zpracování procesu interní komunikace”, kontaktujte poradce Jiřího Střelce
