Hlavní účelem spolupráce bylo:
- získání co největšího povědomí o činnostech úřadu s ohledem na nástup nového tajemníka MÚ do funkce
- náprava historických neefektivních procesů
- odstranění neefektivních a nepotřebných činností
- prověření zatíženosti jednotlivých pracovních pozic
- získání náhledu od externího subjektu
- zefektivnění stávajících procesů
- vytvoření podkladu pro rozhodnutí RM k případné organizační změně.
Metodika byla zvolena tak, abychom pouze nepřijímali informace od poradců, ale aby co nejvíce návrhů vyšlo od pracovníků úřadu, zejména od vedoucích. Záměrem bylo, aby se vedoucí včetně tajemníka naučili vyplňovat a pracovat s kapacitními tabulkami, byla jim dána od auditorů zpětná vazba a podněty, jak věci dělat jinak, lépe a hlavně efektivně. Následně vyplňovali kapacitní tabulky se svými podřízenými, u čehož byl namátkově i tajemník MÚ. V poslední fázi měli vedoucí možnost podávat návrhy na zlepšení chodu svých odborů, a hlavně MÚ jako celku.
Prověření proběhlo formou společných a následně individuálních pracovních setkání, kde se vedoucí odborů a tajemník MÚ naučili za součinnosti s poradci zpracovat vlastní kapacitní vytížení. Následně vedoucí samostatně vypracovali kapacitní vytížení za pomocí speciálních tabulek se svými podřízenými. Tyto výstupy byly následně s poradci konzultovány a upravovány do finální podoby, při čemž byly průběžně ověřovány stávající procesy a činnosti.
V další fázi měli vedoucí možnost navrhovat změny procesů a přesuny činností uvnitř svých odborů a zejména v rámci celého úřadu. Tyto návrhy byly poté na individuálních pracovních pohovorech mezi jednotlivými vedoucími, tajemníkem MÚ a poradci probírány spolu s doporučeními poradců.
Následně poradci prezentovali své zjištění radě města a zpracovali za aktivní spoluúčasti tajemníka závěrečnou zprávu. Závěry a doporučení auditorů vycházely:
- z dat uvedených v kapacitních tabulkách
- z pohovorů s vedoucími
- z informací o současném chodu úřadu
- z informací o personálním obsazení jednotlivých pozic
- z informací o historických souvislostech zavedení současných procesů a pozic.
Závěrečná zpráva obsahovala kromě zjištění aktuálního stavu také doporučení poradců ke změnám. Tuto zprávu Rada města Příbora vzala na vědomí a zároveň uložila tajemníkovi MÚ zajistit realizaci doporučení poradců. Jednalo se zejména o:
- předložení nového organizačního řádu MÚ
- sjednocení dosud roztříštěných činností po různých odborech pod jeden odbor,
- využití nevyužitých kapacit pracovníků pro nové činnosti nebo přesuny činností z jiných pracovních pozic a tím v důsledku ušetření pracovního místa,
- uvolnění přetížených pracovních pozic odstraněním zbytečných činností či jejich přesun na pozice dostatečně nevyužité,
- provádění některých činností externím subjektem namísto interním pracovníkem.
Průběh spolupráce
Průběh spolupráce byl narušen pandemii COVID-19. Bylo třeba změnit postupy, protože nebylo vhodné hromadné setkání a tím zvýšení rizika přenosu potenciální nákazy. Poradci s ohledem na stav pandemie, navrhli a provedli kromě osobních jednání také:
- školení formou video konference
- natočení videa z konference s vysvětlením, jak konkrétně a správně zpracovat kapacitu pracovní pozice a jak ji následně analyzovat
- individuální konzultační hodiny po skype či telefonu.
S celkovou spoluprací jsem byl velice spokojen, poradci byli velice vstřícní a ochotní. Komunikace a zejména vedení pohovorů s vedoucími bylo na profesionální úrovni. V realizaci některých doporučení budeme spolupracovat dále. Jedná se např. o nastavení systému sponzoringu a propagace městské kultury.
Příbor 17.07.2020
JUDr. Rostislav Michálek
Tajemník MÚ
