V této případové studii vám představíme digitalizaci a automatizaci auditorských činností na straně auditora, respektive certifikačního orgánu. V průběhu let v této organizaci stále vzrůstala potřeba, činnosti okolo auditů radikálně zefektivnit a zbavit se papírové zátěže, která komplikuje práci, způsobuje duplicitní činnosti a neumožňuje automatizovat rutinní úkoly. Hlavními motivy, proč společnost přistoupila k digitalizaci a automatizaci auditorských činností tedy bylo:
- Zvýšení kvality auditů – Zde jsme se soustředili na rychlé vyhledávání a interpretaci již proběhlých auditů, rychlé částečně automatizované vyhodnocení toho, zda se auditované firmy v čase zlepšují anebo zhoršují ve výsledcích auditů, dále bylo cílem odstranění činností přepisování dat do tabulek, kopírování, ruční zasílání anebo upload souborů a duplicitní tvorby či doplňování zpráv více lidmi.
Zvýšení spolehlivosti celého standardizovaného procesu – Základní myšlenkou a cílem zde bylo, že proces plánování, provedení a zhodnocení auditu je nutné spolehlivě hlídat z hlediska dodržení termínů a přizpůsobení se jednotlivým zákazníkům. Cílem bylo rutinní činnosti každoročního plánování automatizovat a zefektivnit a zpříjemnit zákazníkům ty činnosti, kde je vyžadována jejich aktivní kooperace.
Ulehčení rutinní práce či automatizace konkrétních činností – V celém procesu byly nastaveny automatizované kroky tak, aby pracovníkům nezabíraly čas a energii, kterou mohou využít jiným způsobem. Kde to bylo možné, tam byly vytvořeny šablony, automatická upozornění, automatické generování požadavků a doplňování údajů, které by se jinak musely ručně přepisovat.
Jaké audity je možné digitalizovat a automatizovat?
Digitalizace a automatizace procesů spojených s audity a také činností auditu samotného lze provést zcela anebo částečně u jakýchkoli typů auditů, které jsou ve společnostech prováděny. Hlavními vstupními informacemi, které musíme znát, pokud začínáme o automatizaci a digitalizaci auditů uvažovat, je zejména počet opakování těchto auditů, počet a struktura hodnocených prvků a parametry hodnocení a v neposlední řadě průběh samotného auditu. Různé audity mají svá specifika a je proto vhodné je brát v úvahu. Samozřejmě čím je audit prováděn častěji a činnosti s ním spojené jsou rutinnější, tím větší smysl má investovat čas a peníze do automatizace a digitalizace.
Zde uvádíme nejčastější typy auditů, které jsou vhodné pro digitalizaci dat a automatizaci činností, a jejich specifika:
- ISO audity – Při automatizaci se definují aktivity, které se mají provést v průběhu jednoho roku (například definice cílů systému řízení). Odlišným způsobem můžeme řídit interní, certifikační a dozorové audity. Je také možné plánovat audity na různé pobočky nebo oddělení v průběhu roku, vždy podle požadavků.
- Audity standardů, 5S, bezpečnosti – Audity se opakují častěji a často slouží k operativnímu řízení změn a řešení problémů. Tudíž bude proces pro automatizaci nastaven tak, aby generoval více auditů na různá oddělení, úseky výroby apod. Zároveň je kladen větší důraz na kontinuitu, je žádoucí vidět průběh výsledků auditů a například i potenciál ke zlepšování. Samotný audit je možné nadefinovat prostřednictvím online formuláře, který se nasdílí auditorovi.
- Lean audity – Tyto audity jsou často příkladem nahodilých auditů, sloužících k identifikaci aktuálního stavu procesů administrativy nebo výroby. Důležitá část je odhalení potenciálu. Tyto (a jim podobné) audity můžeme plánovat na základě požadovaného množství za rok. Když například víme, že audit se má provést v prvním čtvrtletí, tak jsme schopni nastavit základy automatizace a upozorňování na blížící se termíny.
Jak postupovat při digitalizaci a automatizaci v oblasti auditování
U certifikačního orgánu se jednalo o digitalizaci dokumentů a automatizaci klíčových činností při dozorových a certifikačních auditech. Jako první krok bylo nutné si detailně popsat a standardizovat celý proces, který je s provedením auditu svázán. Námi definovaný proces obsahoval 7 kroků. Pokud s digitalizací a automatizací začínáme, je možné vybrat si pouze dílčí část celého procesu a té se věnovat v rámci pilotního projektu. Zejména je tento přístup vhodný, pokud vše realizujeme sami a nemáme dostatečné zkušenosti se systémy, které chceme využívat. Díky pilotnímu projektu se naučíme se systémy pracovat, ověříme si správnost svých požadavků a je možné, že se změní původní předpoklady a potřeby. Vhodné je také v této fázi zvážit, zda se nám nevyplatí investice do externího spolupracovníka znalého metodiky a nástrojů, který nám nejen může ulehčit práci při samotné implementaci řešení, ale zejména může pomoci definovat potřeby s ohledem na to, že zná potenciál a možnosti použití jednotlivých systémů, aplikací a metod.
Proces jsme definovali v přehledu v těchto sedmi krocích:
- Tvorba požadavku na audit;
- Naplánování auditu;
- Provedení auditu;
- Evidence zjištění k nápravě;
- Informace o výsledcích nápravy a auditu;
- Dlouhodobý reporting výsledků;
- Uzavření a schválení auditu;
Následně byl celý proces popsán do detailu a byl zhodnocen potenciál pro digitalizaci a automatizaci. Museli jsme jasně specifikovat co a jakým způsobem bude provedeno a jaké to bude mít přínosy. Byla také konzultována možná rizika, která mohou při implementaci nastat a stanoveny kroky, jak se těmto rizikům vyhnout. Jelikož jsme se věnovali živému procesu, který nebylo možné neprovádět, jakožto klíčový proces organizace, museli jsme postupovat s maximální opatrností a po částech tak, aby nedošlo v žádné fázi k výpadku personální a systémové podpory. Následující tabulka ilustruje, které kroky byly vybrány pro automatizaci a jaké přínosy automatizace firmě přinese.
| Krok auditu | Automatizace | Zlepšení a přínos |
|---|---|---|
| Určení jaký audit a kdy provést | Požadavek na provedení auditu je automaticky generován podle data posledního provedeného auditu. | Není potřeba opakovaně kontrolovat tabulku s termíny a procházet ručně data zákazníků. Odpadá riziko chyby. |
| Navržení termínu auditu | Automatické generování vhodného termínu a poslání pozvánek auditorovi i auditovanému. | Řízená domluva termínu přes kalendář či booking systém. Odpadá ruční zadávání a komunikace termínů. |
| Provedení auditu | Aplikace, která provede zúčastněné auditem. Stačí vybrat druh auditu a místo konání, ostatní prvky jsou v šabloně. | Pouze vyplňujeme formulář, již není potřeba tisknout dokumenty a ručně je vyplňovat, případně poté přepisovat a evidovat do počítače. |
| Evidence zjištění k nápravě | Při zjištění neshody lze pořídit fotku a aplikace automaticky vytvoří úkol, ke kterému lze přiřadit osoby i termíny. | Fotka se uloží přímo k auditu a přidá se do reportu. Automaticky se vytvoří požadavek zodpovědným dle místa auditu. |
| Informace o výsledcích | Automaticky vygenerovaný report je poslaný všem zúčastněným. | Není nutné jej ručně zpracovávat a vkládat například obrázky apod. V okamžiku vyplnění auditu je dostupná zpráva o stavu, času, zúčastněných a výsledcích. |
| Reporting | Máme k dispozici dlouhodobý přehled o výsledcích a stavu auditů, podpora pro systémové zlepšení. | Lze provádět ad-hoc analýzy datové sady a přednastavené reporty ukazující informace k rozhodování. Vidíme detail průběhu auditů, trvání a výsledků v čase. |
| Uzavření a schválení auditu | Po ukončení je možné automaticky naplánovat další termín, poslat souhrn změn, určit doporučení z reportingu. Nadřízeným pracovníkům je odeslán automatický požadavek ke schválení auditu. | Není potřeba vytvářet následné akce, další audity se generují dle nastavených, automaticky zaplánovaných požadavků. Zjednodušuje se administrativa. |
Tento automatizovaný systém nám umožňuje věnovat se kontinuálnímu zlepšování procesů, místo toho, aby bylo nutné vkládat mnoho energie do jejich hodnocení a auditování. Čím rychleji hodnocení provedeme tím lépe dokážeme reagovat na zjištěné výsledky. Reporting auditů v delším časovém horizontu nám umožňuje odhalit opakované chyby a příčiny neplnění cílů nebo nedostatečného růstu v produktivitě. Je poté možné upravit cíleně auditní proces tak, aby podporoval plnění našich cílů. Důležitou částí je úspora času pracovníků, která se pohybuje v desítkách procent v závislosti na opakovatelnosti všech aktivit.
Systémy, které byly využity a jejich výhody
Cíleně se při projektech tohoto typu snažíme vždy maximálně využít potenciál systémů, které má zákazník k dispozici. Pro tvorbu aplikací a reporting volíme nejčastěji systémy Microsoft 365. V tomto konkrétním projektu má zákazník celé prostředí firmy, dokumentaci a správu auditů přímo v cloudu Microsoft 365. Pracovali jsme tedy v prostředí, které má pro digitalizaci a automatizace mnohé výhody. Mezi ty, které jsou pro zákazníky nejzajímavější, patří:
- Dostupnost řešení – Aplikace MS 365 jsou široce využívány, i když je firmy využívají pouze v základu, vždy je garantovaná vysoká dostupnost služeb.
- Cena za SW – V rámci standardních cloudových licencí je většina funkcí pro automatizaci přístupná, využití vyšších licencí doporučí vždy externí specialista.
- Bezpečnost – Zabezpečení dat a prevence proti jejich ztrátě je řešena již v rámci cloudu jako jedna ze služeb a podpor společnosti Microsoft.
- Podpora a dokumentace – Kvalitní dokumentace celé platformy ve formě návodů a videonávodů a velká odborná i komunitní základna pro řešení požadavků ze strany naší, dalších odborných konzultantů i podpory společnosti Microsoft.
Při přípravě projektu, digitalizace a automatizace procesu řízení auditu certifikačního orgánu, jsme využili různé aplikace, které dohromady zajistily vysoce funkční a na použití jednoduchý a uživatelsky přívětivý celek:
- MS Teams – centrální místo pro správu úkolů, požadavků a schvalování
- Sharepoint Online – správa uložených dat, požadavků, auditů, jejich výsledků, informace o zákaznících
- Power Automate – tvorba automatických akcí, které se stanou za daných podmínek (například generovat potřebné audity vždy v pátek)
- Power BI – vytváření reportingu, který se automaticky aktualizuje a umožňuje nám provádět i detailní analýzy
- Power Apps – tvorba mobilních aplikací s minimálními požadavky na jejich programování, které využijeme pro provedení auditu
Přejeme Vám mnoho úspěchů na cestě za agilnějšími, digitálními a automatizovanými procesy a systémy!
