Optimalizace procesů, zavádění systémů nebo jiné změny, jsou vždy náročné směrem k práci s lidmi. Při nevhodném zavádění se můžeme setkat s odporem , stresem, přetížením pracovníků a také fluktuací. Všechny tyto aspekty mají dopad na náklady a výkonnost firmy.
Firmy, které zavádí nový systém nebo optimalizují procesy to jistě znají. Odpor pracovníků ke změnám, nízká aktivizace pracovníků, konflikty v rámci názorů, nutnost provádění kontrol a auditů po změně nebo dokonce i strach z nových technologií a informačních systémů. V poslední době se také setkávám s problémem nedostatku pracovníků, časté nemocnosti nebo vysoké fluktuace, kdy jednou z příčin kromě platu, je lepší sociální zázemí konkurence.
Často slýchám od manažerů a vedoucích pracovníků jak náročná a vyčerpávající je práce s lidmi a zejména v období zavádění změn. Ale na druhou stranu, také od pracovníků u nichž se změny provádí se dozvím o strachu ze zvýšení práce a vyčerpání, obav o nedostatečné zvládnutí nových technologií, konfliktů na pracovišti či dokonce o pocitu ponížení při normování nebo zavádění metody 5S.
Od 5S k podnikové psychologii
Právě metoda 5S mě přivedla k potřebě aplikovat podnikovou psychologii do firem a měnit tak přístupy a metody v lean managementu. První setkání proběhlo před několika lety v společnosti, jejíž zadání znělo jasně: „Zavést metodu 5S.“ Prvním krokem, pro správné zavedení metody 5S je audit firmy. Z auditu vyplynuly následující skutečnosti:
- Hala byla bez oken, pracoviště pouze uměle osvětleny. Dopad byl nepozornost pracovníků, zhoršená orientace v čase (ráno-odpoledne-noc), narušení biorytmu, zvýšení chybovosti a úrazovosti
- Hala měla umělou ventilaci, která způsobovala opět sníženou pozornost, nesoustředění a dokonce i pocity úzkosti.
- Pracovníci měli monotónní práci, která způsobovala menší pozornost a psychické vyčerpání
- 12 hodinové směny, které zvyšují únavu a narušují biorytmus, pracovníci nemají znalosti o vhodném stravování a režimu dne při těchto směnách
- Silné pachy z výroby měly vliv na soustředění a bolesti hlavy
- Ergonomické zajištění pracovišť nebylo dostatečné – nutnost se více ohýbat, nevhodné polohy těla, stížnosti na bolesti zad a končetin, dopad na výkon a produktivitu
„Metoda 5S s analýzou psychosociálních rizik a využitím psychologických metod, vedla ke snížení nákladů firmy a dosáhla efektivní udržitelnosti bez častých auditů.“
Následující data nás vedla k zamyšlení:
- Zavedení klasické metody 5S neodstraní veškeré potíže
- Pracoviště způsobuje zhoršení kognitivních schopností a zvyšuje pravděpodobnost výskytu negativního dopadu na psychiku jedince a zhoršuje fyzické zdraví pracovníků
- Vysoké náklady na fluktuaci, nemocnost a úrazovost
Jak tuto situaci tedy řešit? Díky psychosociálnímu přístupu a znalosti psychologie práce byla zvolena nová inovativní metoda p5S, tedy aplikace metody 5S s analýzou psychosociální rizik a metod psychologie práce pro podporující prostředí.
„Ve výše zmíněné firmě se změnilo zejména pracovní klima, snížila se fluktuace, nemocnost a pracovní úrazy o 42%. V rámci těchto úspor byla návratnost nákladů (včetně vybudování oken) 1,5 roku.“
Lidé se mají cítit dobře…
Dle výsledků ESENER 2 až 62% doby nemocnosti je způsobeno stresem, nevhodným řízením psychosociálních rizik. Porozumění procesům je základní předpoklad pro možnost vytvářet bezpečné psychosociální prostředí. A naopak porozumění psychosociálním rizikům může vést k pochopení, jak optimalizovat správně procesy.
„Výrobní organizace se z malého počtu pracovníků během pár let velmi rozrostla. Firma se potýkala nedostatkem kapacity výroby, vysokými náklady a fluktuaci pracovníků. V první řadě zvažovala kanban, aniž by znala své vlastní procesy. Až pomocí procesního a psychosociálního auditu vyšlo najevo, že hlavní problémy byli na prvním pracovišti, kde byli pracovníci přetěžováni, demotivováni a i když věděli, o problémech obávali se je sdělit vedení. Výsledkem naší práce bylo zvýšení kvality o 38%, na základě zlepšení pracoviště v kombinaci s lean managementem, koučinkem a úpravou pracovní doby.“
Nový přístup k řízení změn….
V tomto článku jsme se pouze lehce dotkli tématu podniková psychologie v organizaci. Díky schopnosti propojovat vlastní znalosti a zkušenosti z průmyslového inženýrství a psychologie, lze zvýšit přínos v efektivitě a udržitelnosti procesů a systémů.
„Podniková psychologie integruje poznatky vědy o vztahu a vlivu člověka a pracovního prostředí. Cílem podnikové psychologie je dosažení efektivního a udržitelného výkonu pro jednotlivce i organizace.“
