Efektivita firmy skrze procesní modelování
V dnešní době se především procesní modelování používá pro zajištění fungování firmy a následně pro zvyšování efektivity. Jde o to najít nejvýhodnější souslednost, jak vykonávat jednotlivé činnosti např. ve výrobě, obchodu nebo v nakupování, abychom ušetřili čas, finanční prostředky a práci pracovníků.
Procesní modelování je také základem pro zavední informačních systémů. Nebo naopak, zavede-li informační systém novou funkcionalitu, může se stát, že je třeba změnit proces, protože nekteré činnosti bude automaticky vykonávat informační systém. Změn je většinou hodně, proto je nezbytné najít si takový modelovací nástroj a metodu, který nám usnadní najít všechna místa na která má změna vliv a snadno a rychle v rámci několika minut je upravit. Dnes je možné využívat např. MS VISIO nebo OmniGraflle apod.
Nástroje pro modelování procesů
Všechny nástroje, které zachovávají nebo rozvíjí podstatu procesů se používají pro jejich modelování. Základní definice procesu je zde. Mezi nejznámější patří:
- mapa procesů
- vývojový digram (flowchart)
- želví diagram
- entitně relační diagram
- …
Vhodné je zvolit si nástroj, který se dá snadno zpracovat v počítačové podobě a je možné v něm sadno dělat změny. Z našich zkušenosti je mnohem lepší využít vývojové diagramy než želví. Ty totiž neumí vhodně znázornit posloupnost činností a časovou potřebu vstupů a výstupů v toku činností. Mají tedy mnohem nižší vypovídací schopnost než vývojové diagramy.
Jako velmi výhodné, jednoduché a rychlé na zpracování je použít nejprve mapu procesů a k ní pro modelování jednotlivých procesů vývojové diagramy.
Jak popisovat (modelovat) procesy
Z praktických zkušeností mohu vřele doporučit tento postup pro efekltivní modelování procesů:
- definujte všechny potřební procesy
- seřaďte je to logického toku
- určete rozsah procesů
- definujte u každého procesu jeho poslání a cíl
- popište tok hlavních činností
- rozšiřte to o odpovědnosti
- doplňte nezbytné vstupy a výstupy pro činnosti
- nezapomeňte na zdroje a rizika
- doplňte textový popis s potřebnými pravidly
Rozhodně nejedná-li se o specificky zaměřenou analýzu a je třeba modelovat procesy např. firmy je vhodné mít napřed ucelenou kostru a následně podle priorit modelovat procesy do potřebné hloubky (tedy detailu).
