Předmět a popis zákona
Zákon 499/2004 o o archivnictví a spisové službě popisuje tyto činnosti:
- výběr, evidenci a kategorizaci archiválií
- ochranu archiválií
- práva a povinnosti vlastníků archiválií
- práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen “držitel archiválie”)
- využívání archiválií
- zpracování osobních údajů pro účely archivnictví
- soustavu archivů
- práva a povinnosti zřizovatelů archivů
- spisovou službu
- působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby
- správní delikty.
Základní pojmy definované v zákonu
Zákon definuje tyto základní pojmy:
- Archivnictví – obor zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní
- Archív – zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně
- Dokument – každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
- Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl
- Archiválie – záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou.
- Spisová služba – zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností
Dokumenty podnikatelů k uchovávání
Zákon o archivnictví a spisové službě definuje ve své příloze č. 1 dokumenty vznikající z podnikatelské činnosti, které jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Seznam platí pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku. Jedná se o:
1) Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:
- zakladatelské dokumenty,
- organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata,
- dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení,
- dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.
2) Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu – notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.
3) Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu – dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.
4) Finanční dokumenty – účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.
5) Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu – zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.
6) Výrobní program – jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.
7) Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech – kolektivní smlouvy.
