Moderní systém se nemusí obávat změn ISO 9001:2015

Historie management systému dle ISO

Dovolte mi malý exkurz do historie. Původní verze normy z počátku 90. let obsahovala 20 popisných kapitol. Její aplikace do praxe byla poměrně složitá a procesní přístup se v ní hledal těžce. V současné době zatím platná revize z roku 2008 již plně “vsadila” na procesní přístup. Norma obsahuje 8 kapitol, z toho 5 popisných. Pokud organizace správně nastavila své popisy do procesů, jasně definovala odpovědnosti za jejich řízení a definovala metriky pro sledování jejich výkonnosti, tak si myslím, že má v současné době vyhráno.

Nová norma ISO 9001:2015 obsahuje již 10 kapitol, z toho 7 popisných. Když se hlouběji podíváme na strukturu jednotlivých kapitol, tak zjistíme, že se oproti současné platné normě příliš neliší. Některé požadavky jsou rozmělněny a zdůrazněny ve vícero kapitolách, na některé bude kladen větší důraz. Objevují se v ní sice nové pojmy, jako např. “dokumentovaná informace”, ale osobně si myslím, že se není čeho obávat.

Problémy mohou nastat u dokumentovaných systémů, které jsou popsány klasicky v Příručce kvality a dále jen textově rozepsány do směrnic a dokumentovaných postupů nižší úrovně. Tady se obávám, že pokud firmy budou chtít zachovat strukturu dokumentace v této formě, tak budou muset zřejmě své dokumentované postupy upravit.

ISO jako interaktivní model podnikání

Moderně popsaný systém řízení firmy, jen vyžaduje využít SW prostředků. Zpracování je pak výrazně rychlejší a umožňuje systém prolinkovat hypertextovými odkazy. Používání systému, hledání informací a realizace změn je pak velmi snadná a rychlá. Takový systém se i velmi snadno používá na tabletu nebo i v chytrém telefonu. Firma pak šetří dny v roce a tím náklady.

Ve firmách se takto popsané systémy velmi osvědčují a je s nimi schopen velmi dobře pracovat každý pracovník na různých stupních řízení firmy. Je pravda, že certifikační auditoři s takovými systémy zatím nemají mnoho zkušeností a může jim činit problémy nalézt při certifikačním nebo dozorovém auditu hledané informace. Auditoři doposud byli zvyklí se “prohrabovat” ve stozích dokumentace a když jim předložíte jasně a stručně zdokumentovaný systém, tak mají pocit, že to nemůže být všechno, že tam musí něco chybět. Prostě se jim to nějak nezdá. Tady je však důležitá role poradce nebo představitele managementu, aby jim požadované informace předložil.

Už jsme zažili šok auditora, který místo několika tlustých šanonů dostal tenký sešit a jeden pdf soubor. V prvním momentu křičel, že něco takového nemůže splnit požadavky na systém ISO. Po ukončení auditu odcházel bez jediné připomínky a systém pochválil. Systém musí prostě plně respektovat podnikatelský záměr klienta a pomáhat mu jednoduše dosahovat businessových cílů. Systém není určený pro ISO čtenáře.

Abychom mohli procesy efektivně řídit, tak je nutné nastavit kritéria a ukazatele pro jejich hodnocení. Sledované výstupy jsou pak vyhodnocovány a pravidelně sledovány v rámci přezkoumání systému vedením. Procesy, které mi fungují a vykazují rostoucí znaky výkonnosti, tak dále sleduji a řídím. Naopak procesy, u kterých se projeví problémy, na ně se zaměřím a ověřuji jejich činnosti např.: formou interních auditů, aplikací nápravných nebo preventivních opatření apod.

Závěrem lze konstatovat, že vsadit na moderní interaktivní systém se vyplatí.

Systém dle poradců Vlastní cesty

U našich klientů již roky uplatňujeme modelovací přístup systému ISO 9001. Celý systém je v jediném interaktivním pdf, které se snadné udržuje a prohledává. Podívejme se na malé porovnání: 

Z uvedeného přehledu a současně nově požadovaných změn ISO 9001:2015 jsme asi trochu předběhli dobu. V každém případě naši klienti se nemají čeho obávat.

Trend, který razíme je JEDNODUCHOST – VIZUALIZACE – PRAKTIČNOST.