Příprava systému je jednoduchá pro každého, kdo si nějaký systém prošel a byl nejlépe u jeho zrodu. Poradce kvality bych však tento postup měl zvládnout bravurní lehkostí. Nyní Vám představujeme jeden z možných postupů, který vede rychle a bez zbytečných vytáček k cíli.
1. Požadavky na systém – rozhodněte se které požadavky by Váš systém měl splňovat. Budou to požadavky na systém kvality dle ISO 9001 nebo na šetrnost k životnímu prostředí dle ISO 14001 nebo bezpečnost a ochranu při práci dle OHSAS 18001 nebo bezpečnost informací dle ISO 27000 nebo se bude jednat o více požadavků systému, tedy integrovaný systém.
2. Modelovací a popisná metoda – vyberte si jaké výstupy a popis systému by nejlépe vyhovoval Vaší firmě a pracovníkům se s ním dobře pracovalo. Modelovací metoda má silný vliv na následné změny systému. Jako vhodný nástroj se jeví např. Microsoft VISIO. V této etapě je také vhodné určit strukturu systému.
3. Podpora informačního systému – výsledný systém je silně ovlivněn tím, zda máte zavedený nějaký informační systém, kde např. vedete zakázky, skladové hospodářství apod. Popis fungování systému se pak odkáže na Vámi používaný informační systém a vše se výrazně zjednoduší. Většinou však firma nemá inf. systém a připravený popis systému se stane později zadání pro implementátora informačního systému.
4. Termín zavedení systému – určete si předem, kdy potřebujete mít systém hotov. K tomuto datu směřujte všechny aktivity. Bez finálního termínu není snadné dokončení systému. Nejlepší je ještě odpovědné osoby zainteresovat na splnění tohoto termínu.
5. školení, reporting a také čas na kontrolu provázanosti mezi jednotlivými procesy. Nezapomeňte, že potřebujete mít na-školené a vycvičené interní auditory, pokud budete chtít certifikát ISO. Auditory si také můžete najmout externě, což je na začátku vhodné.
7. Nastavení procesů – definujte si jednoznačnou formu, jak bude každý proces popsán. Zda využijete flowchartů (vývojových diagramů) nebo jen textů apod. V této etapě popište s odpovědnou osobou neboli vlastníkem procesů každý již definovaný proces v mapě procesů. U jednoduchých procesů počítejte cca 2-3 hod na proces. Se složitostí roste doba zpracování až na 15-30 hod.
8. Školení na procesy a systém – na každý proces na-školte pracovníky, kteří jej budou využívat. Nejvhodnější je školit pracovníky průběžně jak se procesy připravují. Na závěr je také dobré na-školit systém jako celek a ukázat všem jak jsou jednotlivé procesy provázané a co to firmě přinese za užitek.
9. Testovací provoz – po přípravě systému nechte systém běžet. Fungovat a jen pozorujte, jak pracovníci dodržují nastavená pravidla, zda vznikají neshody a jak se řeší.
10. Interní audity – posléze rozběhněte interní audity a ověřte každý proces a jeho fungování. Po auditech odstraňte všechny zjištěné neshody, chyby.
11. Vyhodnocení fungování – vyhodnoťte si co vše Vám funguje a jak. Využijte metrik procesů a nastaveného reportingu. Připravte přezkoumání systému managementem.
12. Certifikační audit – pokud Vám systém funguje, pozvěte certifikačního auditora (hned na začátku přípravy je vhodné si vybrat certifikační společnost), který jako nezávislý auditor prověří Vaší firmu. To jsou nejdůležitější kroky pro přípravu a implementaci firemního řídicího systému. Každý body by sice vydal na samostatný článek, ale někdy je vhodnější si pozvat poradce, který Vás touto přípravou provede.
Doba přípravy systému
Jistě Vás zajímá, jak asi dlouho trvá příprava kvalitního systému. Ze zkušenosti se doba přípravy pohybuje, jak je popsáno v tabulce. Doby se mohou zkracovat a prodlužovat podle nasazení a zájmu pracovníků. Nejvíce podnikatelé spoří čas na školení, testovacím provozu a auditech. To se pak negativně projevuje v dalším fungování systému.
*Pozn.:No ono se zase v České republice tak moc neděje, protože certifikační společnost Vám vždy vydá certifikát, když zaplatíte. Je skutečně málo certifikačních společností, které by odmítly, když by zjistili nedostatečně připravený systém.*
| Etapy/velikost firmy dle počtu pracovníků | 5-10 | 10-20 | 20-50 | 50-200 |
|---|---|---|---|---|
| 1. Požadavky na systém | 1 den | 1 den | 1,5 dní | 2 dny |
| 2. Modelovací a popisná metoda | ||||
| 3. Podpora informačního systému | ||||
| 4. Termín zavedení systému | ||||
| 5. Mapu procesů | ||||
| 6. Harmonogram přípravy | ||||
| 7. Nastavení procesů | 5 dní | 6 dní | 10 dní | 20 dní |
| 8. Školení na procesy a systém | 1 den | 2 dny | 3 dny | 5 dní |
| 9. Testovací provoz | 30 dní | 45 dní | 60 dní | 75 dní |
| 10. Interní audity | 2 dny | 3 dny | 5 dní | 10 dní |
| 11. Vyhodnocení fungování | 1 den | 1 den | 2 dny | 3 dny |
| 12. Certifikační audit | 1,5 den | 3 den | 4 dny | 9 dní |
| Celkem | 41,5 dne | 61 dní | 86,5 dní | 124 dní |
Dobu přípravy systému silně ovlivňují tyto faktory:
- Obor a předmět podnikání
- Rozsah systému, který se podnikatel rozhodne vytvořit
- Integrovanost systémů – kvalita (ISO 9001), ekologie (ISO 140001), bezpečnost (OHSAS 18001), služby v IT (ISO 20000)
- Zájem podnikatele mít kvalitní a funkční systém
- Finanční a časové zdroje.
Pokud se podnikatel firmy o 5-10 lidech rozhodne rychle připravit systém a ve spolupráci se zkušeným poradcem se zavře na 3 dny mimo operativní dění firmy, jsou schopni připravit téměř celý systém. Postup Jak se to dělá, byl připraven na základě mnohaletých zkušeností.
